Swiss Life en route vers un nouvel espace

NEO, pour « nouveaux environnements et organisation du travail » : c’est le nom du projet de transformation de Swiss Life France. En 2024, l’assureur déménagera son siège social de Levallois-Perret à Puteaux-La Défense. Et c’est dans un tout nouveau bâtiment, le Bellini, acquis en l’état futur d’achèvement et conçu pour répondre aux ambitions du projet, que s’installeront les équipes concernées, soit 1.100 collaborateurs aujourd’hui sur un total de 2.300 pour le groupe dans l’Hexagone.

C’est l’aboutissement immobilier d’un vaste chantier multidimensionnel, en réalité entamé depuis une dizaine d’années, avec l’adoption progressive d’une organisation plus transversale et du télétravail. La grève des transports de décembre 2019, puis la crise sanitaire ont convaincu l’entreprise d’accélérer le processus. D’où la mise à feu du programme NEO en janvier 2021. Aux commandes : une équipe projet pluridisciplinaire réduite pilotée par Nada Abou Naccoul, directrice du programme, et accompagnée par Colliers (conseil en immobilier d’entreprise).

Le flex office devient la norme

« L’enjeu est de répondre aux nouvelles attentes de nos clients en gagnant en performance, et à celles de nos collaborateurs en garantissant leur bien-être au travail, explique-t-elle. C’est pourquoi le projet s’articule autour de trois dimensions : ressources humaines (RH), technologies et environnement de travail. » Signé fin 2020, le dernier accord télétravail a donné le la. Il autorise en effet trois jours de télétravail par semaine pour tous les salariés volontaires, dans la limite d’un quota annuel de 135 jours. Et supprime les avenants au contrat de travail au profit d’une approbation managériale.

En attendant le déménagement au Bellini, l’assureur a choisi de réaménager de façon transitoire les locaux de Levallois en mode « test and learn », afin de « préparer les équipes et susciter leur adhésion, tout en affinant le projet », rapporte la directrice. « Nous avons organisé des ateliers en visio sur la philosophie et les principes directeurs de NEO pour ‘embarquer’ les collaborateurs du siège et tous les managers de Swiss Life France », complète Aurélie Clémendot, project management officer transformations RH. Des collaborateurs-relais ont aussi été désignés pour faciliter les remontées du terrain au cours des travaux engagés sur le site durant le premier semestre 2021.

Corollaire de l’intensification du travail à distance, le flex office (pas de bureau attribué) est devenu la norme. Nada Abou Naccoul y voit « un nouveau partage de l’espace de travail, organisé par activités. Le bureau individuel a été abandonné – y compris par les membres du comex – au profit de davantage d’espaces collectifs, et chacun est libre de s’installer dans le lieu le plus adapté à la nature de son travail ». Détail non négligeable : ce projet a été l’occasion d’enclencher, en amont, une politique de sobriété papier soutenue par le déploiement de solutions d’archivage électronique. Avec, à la clé, une réduction de plus de 55 % du stock de copies !

Le principe est le suivant : chaque équipe est rattachée à un étage, avec un vestiaire dédié équipé de casiers nominatifs à code. Et chaque étage réunit tous les types d’espaces répondant aux différents cas d’usage : salle silencieuse, huddle (espace réservable par équipe), bulle – par exemple pour des entretiens individuels –, espace de coworking convivial, permettant la discussion autour d’un café. Au Bellini, un étage entier, l’« agora », sera réservé à la restauration et au coworking, avec un espace de services aux collaborateurs comme le kiosque IT, les fournitures, le courrier... La performance et le confort numériques passent par l’équipement en visio de toutes les salles de réunion, des postes de travail munis d’écran 29 pouces et davantage d’applications collaboratives.

Des accords d’équipe et d’étage

« Mais pour que tout cela fonctionne, il fallait aussi des ‘accords d’équipe’ et des ‘accords d’étage’, reprend la directrice du programme. Au-delà des règles d’entreprise qui s’appliquent à tous – laisser un bureau net, manger dans les espaces dédiés, etc. –, les managers doivent définir le mode de fonctionnement et la présence sur site de leur équipe, mais aussi se mettre d’accord sur une organisation commune de leur étage, un règlement de copropriété en quelque sorte. La flexibilité, l’autonomie et la responsabilisation des collaborateurs nécessitent de fait un important travail en amont pour éviter d’avoir à revenir sur certains points. Ce qui n’interdit pas de faire évoluer les règles dans le temps. » Fin 2021, tous les managers de l’entreprise avaient mis en place un accord d’équipe.

La phase de retour d’expérience du site de Levallois, initialement prévue au second semestre 2021, a été repoussée au mois de mars prochain. « Nous organiserons alors des ateliers métier pour voir ce qui peut être amélioré pour le Bellini, avance Aurélie Clémendot. Certains métiers ont en effet des besoins particuliers, comme une bonne isolation phonique et des casques sans fil pour les services client. » De quoi, aussi, préparer la mutation du site de Roubaix (650 salariés).

Nada Abou Naccoul l’assure : « La question centrale n’est pas de réduire la surface des bureaux mais de la rééquilibrer, en mettant l’accent sur le relationnel et le travail d’équipe. » L’avantage pour Swiss Life, c’est qu’« il n’y a pas de big bang, appuie Aurélie Clémendot. Nous avons déjà formé nos managers en conséquence et nous sommes à l’écoute des collaborateurs durant cette phase expérimentale. Mais il s’agit bien d’une transformation globale de l’organisation, qui demandera un accompagnement dans le temps ».