Le HCGE précise l’obligation de discrétion d’un administrateur représentant une personne morale

Discrètement, le Haut Comité de Gouvernement d’Entreprise (HCGE) vient de mettre à jour son guide d’application du code Afep-Medef, afin de préciser l’étendue des obligations de discrétion et de confidentialité auxquelles le représentant permanent d’une personne morale administrateur est tenu dans le cadre de l’exercice de ses fonctions.

L’article L.225-37 du Code de commerce dispose que «les administrateurs, ainsi que toute personne appelée à assister aux réunions du conseil d’administration, sont tenus à la discrétion à l’égard des informations présentant un caractère confidentiel et données comme telles par le président du conseil d’administration». Plus exigeant, le code Afep-Medef prévoit que l’administrateur est astreint à une véritable obligation de confidentialité, qui dépasse la simple obligation légale de discrétion, sur les informations non publiques.

Le représentant permanent d’une personne morale peut, comme mandataire de l’actionnaire, souhaiter lui transmettre certaines informations. Néanmoins, il est soumis à cette règle de confidentialité.

Aussi, «dans le respect des règles régissant la communication et l’exploitation des informations privilégiées, il appartient à chaque conseil d’administration de préciser les modalités pratiques de l’obligation de confidentialité attendue de ses membres, dans le règlement intérieur du conseil, comme le prévoit l’article 12.1 du Code Afep-Medef», précise le guide pratique.

Si le conseil d’administration y consent, son règlement intérieur peut prévoir la possibilité de : communiquer les informations recueillies par le représentant permanent à la personne morale l’ayant désignée ; limiter cette communication aux fins de l’accomplissement de sa mission d’administrateur, dans l’intérêt de la société ; limiter le contenu aux informations strictement nécessaires à cet effet ; et autoriser la communication de ces informations au dirigeant mandataire social exécutif de la personne morale administrateur, voire permettre à la société de conditionner la communication à d’autres personnes au sein de la personne morale administrateur, sous réserve que celle-ci prenne toutes les mesures utiles afin s’assurer du respect d’une stricte confidentialité.

Le règlement intérieur peut également prévoir que le conseil d’administration a la faculté d’appliquer les mêmes principes à la communication d’informations entre un administrateur et la personne morale ayant proposé sa nomination, notamment en vertu d’un pacte d’actionnaires.