L’IFA veut faire reconnaître le statut des secrétaires de conseil

Son rôle est appelé à s’accroître mais son statut reste flou: en France, le secrétaire du conseil d’administration ou de surveillance évolue dans une zone grise. Pour reconnaître «une fonction essentielle au bon fonctionnement du conseil et à la dynamique de la gouvernance», l’Institut français des administrateurs (IFA) a publié le 4 octobre le rapport d’un groupe de travail dirigé par François Basset-Chercot, le secrétaire du conseil de L’Oréal. Des travaux qui font suite à une première étude en 2007. Principales recommandations: insérer un chapitre sur le statut, le rôle et les missions du secrétaire dans les codes de gouvernance de l’Afep-Medef et de Middlenext.

«Pour assurer une bonne dynamique du conseil, il est indispensable de réduire l’asymétrie d’information et d’accroître l’animation des débats: c’est le rôle du secrétaire dans le premier cas, et du président dans le second», estimait fin septembre Alain Martel, secrétaire général de l’IFA, lors de la 4e rencontre de la gouvernance des conseils, organisée par L’Agefi. Ce rôle du secrétaire est encore appelé à s’accroître avec la mise en œuvre du nouveau code Afep-Medef présenté en juin, et qui introduit le say on pay, ou avec la loi de sécurisation de l’emploi qui systématisera la présence d’administrateurs salariés.

Outre la mission classique de préparation des ordres du jour, de rédaction des procès verbaux et d’organisation de l’assemblée générale, «sa mission de veille permanente en sa qualité de gardien de la conformité évolue vers celle de promoteur de la gouvernance», note le rapport. Il s’assure de la bonne articulation des travaux du conseil avec ceux des comités spécialisés (audit, rémunérations…), appelés à prendre de plus en plus de poids, et élabore des «benchmarks» des pratiques de place. Mais ce statut est informel et varie d’une entreprise à l’autre, comme dans de nombreux pays d’ailleurs. Seule exception, le Royaume-Uni, où un cadre législatif a été introduit en 2006 pour celui que l’on appelle outre-Manche le «company secretary».

Outre la reconnaissance dans les codes de gouvernance, le rapport de l’IFA plaide aussi pour que le secrétaire assure systématiquement cette fonction dans les comités d’audit et des rémunérations/nominations. Il recommande aussi que la fonction évolue vers un poste à plein temps rattaché au président du conseil, avec les moyens nécessaires (outils numériques, budget formation, etc.).