Facture électronique, une Journée pour prendre conscience

«Il est nécessaire que toute entreprise prenne conscience de la réforme à venir et s’y prépare, cela ne se fait pas en trente secondes et l’échéance de 2024 est proche», tel est le message de Cyrille Sautereau à l’occasion de la Journée de la facture électronique qu’il organise mardi 14 mars en tant que président du Forum national de la facture électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE), une association vouée aux échanges entre toutes les parties prenantes.

Une journée au Palais Brongniart pour battre le rappel sur ce sujet précis ne sera pas de trop pour sensibiliser davantage à une réforme réglementaire qui touchera demain toute société. En l’occurrence, la réforme implique trois échéances : juillet 2024 tout d’abord, date à laquelle toute entreprise française assujettie à la TVA doit être capable de recevoir la facture électronique. Et de l’émettre pour les grandes entreprises. Obligation d’émission étendue aux entreprises de taille intermédiaire en janvier 2025 et aux petites un an plus tard.

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«La prise de conscience n’est pas encore suffisante», selon Cyrille Sautereau. Notamment du côté des «petites sociétés voire des ETI, elles souffrent d’un manque d’information, d’éducation, de conseil», avance Magali Pelletier, responsable offres finance chez le spécialiste de la digitalisation des processus Itesoft. Une étude menée avec Opinion Way par Esker, spécialiste de la dématérialisation de la facture, auprès de 300 responsables financiers de sociétés de 50 salariés et plus interrogés fin 2022, est plus nuancée : 31% se disent prêts pour la réforme, 40% disent avoir entamé les démarches, 20% n’ont pas commencé mais y pensent … et 9% ne sont pas au courant de la réforme.

Auprès des TPE / PME, plaide Cyrille Sautereau, «ce sont les experts-comptables qui commencent à être informés, ils vont être les guides des entreprises. A leur avantage également puisqu’un aspect essentiel de leur principal travail consiste aujourd’hui à aller à la pêche aux pièces justificatives, et en particulier aux factures». Un sentiment appuyé par une étude de la plateforme de gestion financière et comptable Regate (avec l’Institut CSA), auprès de 350 petites entreprises, dont près des deux tiers (65%) comptent en priorité sur leur expert-comptable pour les accompagner.

Collecte de TVA

La Journée du Palais Brongniart accueillera des représentants de la Direction générale des Finances publiques (DGFiP), le fondement de la réforme étant celui d’une optimisation de la collecte de la TVA, la maille actuelle laissant échapper des milliards d’euros. Mais les entreprises ne devraient pas manquer de faire d’une contrainte une opportunité. La réforme «va offrir une meilleure traçabilité des factures, pointe Cyrille Sautereau, la société saura grâce aux statuts successifs du cycle de vie qu’une facture est bien arrivée, qu’elle est acceptée, et payée. Aujourd’hui il est en effet bien difficile de savoir où en est le traitement de ses factures».

Mieux, «toute société émettra et recevra des documents riches de nombreuses données lui permettant de nourrir ses systèmes de gestion et de mieux piloter son activité», ajoute le président du FNFE-MPE. La réforme, note Magali Pelletier, «porte l’enjeu crucial de la transformation digitale, celle de transformation et de traitement des données, de leur exploitation en temps réel». Si la réforme est centrée sur la facture, cette dernière fait partie du processus, précise la cadre d’Itesoft, le Procure to pay côté fournisseurs et le Order to cash côté clients. «Donc les entreprises auront un intérêt naturel à voir plus loin que la dématérialisation de la seule facture, il y a tout un cycle de vie autour, dont la connaissance optimisée ouvre la voie d’un pilotage plus fin de la trésorerie», ajoute-t-elle.

Las, selon l’étude Regate, 11% seulement des sociétés connaissent la définition exacte de la facture électronique au sens de la réforme. 74% la confondent avec un simple document envoyé par courrier électronique et 66% avec un document sous format pdf.

Le chemin vers la mise en conformité est donc sinueux. 55% des décideurs financiers interrogés par Esker qualifient son coût de très élevé, 53% que les efforts à déployer sont complexes, et 47% que la réforme soulève des problèmes de sécurité des données.

PPF, PDP, OD

Pour s’engager sur ce chemin, l’entreprise doit choisir un partenaire technique. Au fil du futur parcours de la facture, les entreprises pourront choisir de déposer leurs documents directement sur le portail public de facturation (PPF), avec ou sans l’aide d’un opérateur de dématérialisation (OD), ou passer par des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), selon un schéma dit « en Y ». «Le choix peut se faire après une cartographie précise des systèmes d’information et des flux de factures, la société doit en préambule analyser son écosystème. Il est possible qu’une PDP ne soit pas absolument nécessaire et qu’un OD peut suffire», note Magali Pelletier. L’étude Esker avance que 69% des entreprises interrogées ont déjà trouvé un partenaire (à 30% le PPF, 26% une PDP, 13% un OD) … mais qu’ainsi près d’un tiers (31%) n’a pas encore fait son choix.

«Le niveau de services du PPF ne sera pas forcément assez étendu pour répondre aux besoins spécifiques de chaque société», prévient Cyrille Sautereau. Les PDP «sont créées justement pour répondre à ces besoins, continuer à innover et proposer des services à valeur ajoutée, comme alternative au PPF». Pour ce faire, «elles seront immatriculées, auditées régulièrement, partenaires en premier lieu de l’Etat pour les contrôles réglementaires et la collecte des informations requises, acteur de confiance pour l’écosystème», anticipe-t-il. «Les grandes lignes des exigences d’immatriculation en tant que PDP sont connues. Passant par la sécurisation et l’interopérabilité. Itesoft souhaite obtenir ce statut, tout comme nous souhaitons également être OD», indique Magali Pelletier.

Nul pourtant n’est encore PDP. Le dossier de demande ne sera à déposer qu’à compter du mois de mai, le statut n’étant officiellement octroyé qu’après une période d’audit jusqu’à fin 2024.