La tenue des assemblées générales d’actionnaires se dématérialise

le 04/02/2010 L'AGEFI Hebdo

Convocation électronique, vote par internet, les prestataires de métiers titres proposent désormais toute une gamme de solutions électroniques.

On sait envoyer des milliards d’euros de façon électronique en utilisant le protocole Swift mais on se pose encore des questions métaphysiques concernant le vote électronique », s’étonne Pascal Pommier, responsable de l’activité Emetteurs chez BNP Paribas Securities Services. Pourtant, tempère-t-il, « le temps où l’on avait peur de son ombre pour ce même vote électronique est révolu ».

Le vote en assemblée générale (AG) se fait désormais à l’aide de boîtiers électroniques, ce qui accélère considérablement le dépouillement et le calcul des résultats. Mais c’est en amont de la tenue de l’AG que se déroule le travail le moins visible et le plus intense. « Il faut obtenir le quorum nécessaire à la tenue de l’AG et donc récupérer les votes par correspondance ainsi que les cartes d’admission. 99 % des votes arrivent sous forme papier, détaille Pascal Pommier. Puis nous recueillons l’ensemble des votes que nous dépouillons souvent en présence d’huissiers et nous indiquons au client émetteur que le quorum sera atteint. Une méthode encore entièrement papier. »

Cette prédominance ainsi que la nécessité de mieux communiquer et d’informer les actionnaires nominatifs amènent tous les émetteurs à réfléchir à de nouvelles solutions. « Le nominatif représente une part de plus en plus importante de l’actionnariat car, depuis cinq ans, on assiste à une forte poussée de l’actionnariat salarial, explique Pascal Pommier. Cela se compte en dizaine de milliers pour certains émetteurs et les coûts afférents d’une AG sont importants. » Détenteurs de systèmes de vote par internet (VPI) depuis plusieurs années, les prestataires de services aux émetteurs ont donc décidé de dématérialiser tout le processus, depuis la convocation par courriel (e-convocation) jusqu’au reporting post-AG.

Car le papier coûte cher en affranchissement postal et il en faut beaucoup : envoi de la convocation, des résolutions, enveloppe pré-affranchie pour le vote… « Un kit papier coûte entre 6 et 9 euros », nous apprend Loïc Durand, responsable des AG et des opérations financières au sein de la division services aux émetteurs chez Société Générale Securities Services (SGSS). Multiplié par autant d’actionnaires, même si seule la convocation des actionnaires au nominatif est obligatoire, cela peut représenter une somme très importante. « Sans compter le coût du dépouillement », renchérit Pascal Pommier. Mais paradoxalement, dématérialiser les processus, e-convocation, consentement et VPI, est onéreux. « La difficulté pour l’émetteur aujourd’hui est de combiner l’envoi de documents papier et la mise en place d’un site internet, ce qui représente un coût supplémentaire pour chaque AG, rappelle Jean-Louis Vayne, directeur des services aux émetteurs au sein de SGSS. Avec l’e-convocation, ce double coût disparaît dès la deuxième année. »

Un enjeu économique et d’image

De fait, « la dématérialisation du kit AG revêt une motivation économique, mais aussi en termes d’image. Certains émetteurs veulent pouvoir proposer une solution de VPI à leurs actionnaires », souligne Lionel Tardy, DSI de Caceis Corporate Trust (CCT), la branche services aux émetteurs de Caceis. « Une AG est un événement très important. Les dirigeants en connaissent les risques et la considèrent autant comme un acte juridique essentiel que comme une opportunité de communication interne et externe », ajoute Pascal Pommier.

La dématérialisation passe autant par le VPI que par l’e-convocation. « Nous sommes convaincus que l’e-mail est un bon canal de communication lorsqu’il est associé au système de VPI et nous allons doncdonner la possibilité à nos clients d’utiliser l’e-convocation dès 2010 », déclare Jean-Louis Vayne. En complément et afin d’offrir une meilleure gestion des bases de données actionnaires, SGSS a noué fin 2009 un partenariat avec Fair Disclosure Management, une société française spécialisée dans ce domaine. « Opérationnelle pour l’exercice 2010, notre offre d’e-convocation ne doit pas se cantonner à un aspect purement technologique. Nous devons produire des documents avenants qui s’inscrivent dans une politique de communication plus large avec l’actionnaire sur internet », précise Richard Roger, directeur de la relation clients de la division services aux émetteurs chez SGSS.

De son côté, BP2S a lancé son offre d’e-convocation en octobre. « Nous y réfléchissions depuis deux ans déjà. C’est un complément de notre offre de VPI », indique Pascal Pommier. Baptisée GISProxy, l’offre de VPI de BP2S a été initiée en 2000. Mais l’ajout de l’offre e-convocation a nécessité plusieurs centaines de jours hommes de développement. « GISProxy est sorti de la maintenance adaptative, c’est un véritable projet dorénavant. Nous l’avons adapté pour qu’il puisse passer avec succès des ‘stress tests’ (tests de résistance, NDLR) car nous pensons que d’ici deux ou trois ans, la plupart des sociétés du CAC 40 seront intéressées », anticipe Pascal Pommier.

Des projets prioritaires

Pour CCT, le projet de plate-forme de VPI a pris forme durant l’été 2009. « Notre filiale Digimedia, proposant du vote électronique par boîtier, a rejoint nos locaux à Issy Les Moulineaux courant 2009, raconte Lionel Tardy. Ils avaient dans les cartons un projet de VPI. Nous avons décidé avec eux de passer à la vitesse supérieure avec une plate-forme multicanal et capable de répondre aux problématiques du vote non anonyme pour les AG, mais également pour le vote anonyme. » La filiale de Caceis a été confortée dans la mise en œuvre de son projet en remportant un appel d’offres avec son cahier des charges. « Début 2009, nous avons développé une solution de dématérialisation du kit d’information dans le cadre d’une souscription à une augmentation de capital réservée aux salariés, précise Lionel Tardy. Nous y avons ajouté un module de consentement pour une offre d’e-convocation qui sera opérationnelle pour les AG de 2010. »

Outre leurs propres développements, les grands acteurs du titre participent au projet de plate-forme de place unique de VPI accessible par tous les émetteurs, teneurs de comptes et centralisateurs, pour les actionnaires nominatifs comme au porteur. « Au-delà des systèmes de VPI mis en place par chacun des acteurs, le système de place apportera une nouvelle dimension et permettra un double bénéfice : l’actionnaire pourra se connecter directement au vote en ligne par le portail de son teneur de compte et l’émetteur bénéficiera d’une vision consolidée des votes au fil de l’eau », décrit Jean-Louis Vayne. Le cahier des charges et le business model devaient être présentés au conseil d’administration de l’AFTI (Association française des professionnels des titres) fin janvier. Gageons que chacun des trois grands acteurs du titre aimerait que la solution retenue soit proche de la sienne.

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