La finance sans papier

le 21/05/2015 L'AGEFI Hebdo

A l’ère digitale, les entreprises veulent rationaliser leur recours aux documents physiques. Les salariés sont en première ligne.

La finance sans papier

A chaque réunion, je lève les yeux au ciel quand je vois mes collègues arriver avec une multitude de papiers, soupire le manager d’une banque française. Moi, je viens juste avec ma tablette tactile. » Un commentaire symptomatique des mutations en cours dans les groupes bancaires et d’assurance où la réduction du papier est devenue une tendance lourde. Initiées à l’origine dans le cadre de la responsabilité sociale et environnementale (RSE), les politiques « papier » regagnent de l’intérêt alors que la digitalisation des métiers s’accélère dans les entreprises. « La problématique liée au papier est systématique dans les missions que nous menons pour nos clients du secteur financier, indique Bruno Amsellem, associé chez Parella, société de conseil en immobilier. La dématérialisation constitue un axe d’optimisation important en termes de productivité, de facilité d’accès aux données et de gain de surfaces. »

Depuis quelques années déjà, des actions sont visibles chez les acteurs du monde financier qui ont décidé d’être volontaristes en matière de RSE.

Réduire la consommation

C’est le cas de Crédit Agricole Corporate & Investment Bank (CA CIB) où, depuis 2007, « nous avons changé le grammage de notre papier qui est passé de 80 grammes à 75 grammes. Cela a fait mécaniquement baisser notre consommation de 6 % », explique Sophie Cord’homme, chargée de mission développement durable chez CA CIB. En 2009, un plan papier a été mis en œuvre « avec une campagne de sensibilisation auprès des collaborateurs, des impressions demandant l’utilisation de badges, etc. Entre le premier trimestre 2009 et le deuxième trimestre 2013, notre consommation de papier bureautique a été réduite de 45 % », souligne celle qui confie imprimer « peu de documents, uniquement ceux dont j’ai vraiment besoin ». La banque de financement et d’investissement du groupe Crédit Agricole veut désormais aller plus loin. Sur une idée de l’équipe chargée des moyens de paiement, la dématérialisation des relevés de compte et des avis d’opérations est testée à Hong Kong depuis le début de l’année 2015. « Cela concerne 485.000 feuilles (sans les enveloppes !), soit 2,4 tonnes de papier par an, précise Sophie Cord’homme. Plus de 80 % des clients ont accepté ce passage au relevé électronique et ont abandonné le papier. Nous souhaiterions maintenant proposer cela à nos clients français et une étude de faisabilité est en cours. »

Chez Société Générale aussi, des initiatives ont vu le jour ces dernières années. « Il n’y a plus d’imprimante dans chaque bureau de La Défense, déclare Françoise Mercadal Delasalles, directrice des ressources et de l’innovation du groupe. Il faut se rendre dans un centre d’impression à l’étage avec un code pour récupérer ce que l’on imprime, ce qui évite aux personnes d’oublier leurs documents sur l’imprimante. Et à Londres, notre utilisation de papier a été considérablement réduite. » Même les métiers de l’expertise comptable, où la culture du papier est pourtant très ancrée, s’y mettent. « Pour nos collaborateurs, nous avons investi dans des scans portables et nous avons réduit le nombre d’imprimantes », confie Frank Lamotte, directeur général d’In Extenso Normandie, cabinet d’expertise comptable et de commissariat aux comptes (membre de Deloitte).

Adhésion des salariés

C’est souvent lors de déménagements que le sujet du papier se pose dans les entreprises. Ainsi, lorsqu’en 2012, SwissLife France décide d’emménager à Levallois-Perret, « dans le cadre de notre réflexion sur la vie quotidienne au travail, nous avons intégré la dimension environnementale dans l’organisation des espaces de travail et la réduction de la consommation de papier a fort logiquement fait partie de nos objectifs, se souvient Anne-Marie Lasry, directrice de la communication. Entre 2013 et 2014, notre consommation a diminué de plus de cinq tonnes ». L’assureur utilise du papier recyclable à 100 % certifié FSC et PEFC et les enveloppes sont en papier recyclé. « Pour l’impression, le papier recyclé pose encore des difficultés », relève la directrice de la communication.

De tels projets ne peuvent pas être couronnés de succès sans un élément essentiel : l’adhésion des salariés. Ce responsable qui exerce dans une banque en témoigne : « Dans nos anciens bureaux, nous avions beaucoup d’armoires et de papier. Sur notre nouveau site, nous avons voulu limiter nos documents physiques à deux ans maximum d’archives. Nous avons donc beaucoup numérisé et archivé, notamment à l’extérieur. Cela a nécessité un véritable accompagnement car les vieilles habitudes ont la vie dure. Nous avons mené des campagnes sur l’archivage auprès des équipes, ainsi que des audits sur nos documents. »

Chez SwissLife France, les collaborateurs ont été informés et sensibilisés aux éco-gestes au bureau concernant l’utilisation du papier (noir & blanc, impression recto-verso…). D’ailleurs, les spécialistes du traitement des papiers de bureau proposent désormais aussi ce type de service à leurs clients-entreprises. « Nous avons une personne dédiée à la communication et la sensibilisation auprès des salariés », indique Didier Carpentier, directeur marketing de Corbeille Bleue, filiale du groupe Paprec, spécialisé dans le recyclage. En vue du déménagement de CA CIB à Montrouge et Saint-Quentin-en-Yvelines en 2016, une réflexion sur les modes de travail a été entamée avec les collaborateurs. « Je  participe à des ateliers où ils parlent de leurs attentes, raconte Sophie Cord’homme. La gestion du papier pourrait y être abordée, même s’il sera difficile d’envisager le ‘zéro papier’ car l’écrit reste la base dans nos métiers. »

Vers le « zéro papier » ?

Avec la nouvelle tendance du « flex office » où le bureau dédié disparaît, le « zéro papier » est de plus en plus évoqué. « Notre souhait est de tendre vers cela, dévoile Françoise Mercadal Delasalles chez Société Générale. Personnellement, je ne prends plus de notes sur du papier, j’utilise ma tablette tactile. Le ‘zéro papier’ comporte beaucoup d’avantages, notamment celui du gain de temps car au lieu d’aller chercher un document dans une pile, on se rend sur un serveur informatique où tout est rangé, conservé et sécurisé. » Toutefois, la dématérialisation n’est pas applicable de la même manière selon les métiers et leurs contraintes. « Certains services comme les directions des investissements, des crédits et les services juridiques ne peuvent pas complètement supprimer la documentation papier », signale Bruno Amsellem.

Chez CA CIB, Eric Cochard, responsable du développement durable, le confirme : « Pour un syndicat bancaire, tous les ‘drafts’ (textes de préparation) sont transmis sous forme d’e-mails mais après, il reste nécessaire d’imprimer des contrats souvent très denses. » « J’essaie d’avoir une utilisation raisonnable », poursuit celui qui dit ne pas être « convaincu par le ‘zéro papier à tout prix’, même s’il convient naturellement de chercher à réduire sa consommation autant que possible. Cette démarche ne m’apparaît pas toujours totalement réfléchie au sein des entreprises qui l’appliquent. Personnellement, je consomme deux cahiers A4 par an. Je ne suis pas sûr que l’impact écologique de mes carnets soit supérieur à celui lié à l’usage d’une tablette tactile dont les composants électroniques, eux aussi, ont un impact négatif certain sur l’environnement… »

Dans l’assurance, la suppression des documents physiques adressés à la clientèle peut difficilement être envisagée. « Nos métiers évoluent dans un univers de contraintes réglementaires qui nous obligent à adresser de plus en plus d’informations à nos clients. Certains exigent le maintien du support papier de sorte que le ‘zéro papier’ reste une utopie », explique Anne-Marie Lasry chez SwissLife France. Une « utopie plausible » croient certains…

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