Caceis industrialise son dispositif de reporting

le 08/07/2010 L'AGEFI Hebdo

Le dépositaire a fait le choix d’un progiciel dédié pour automatiser entièrement la production de rapports réglementaires pour l’administration de fonds.

Notre nouvel outil de ‘reporting’ va nous permettre d’industrialiser et d’automatiser nos contrôles. A terme, nous ne traiterons que les exceptions », annonce Franck Delbès, directeur administration de fonds chez Caceis France.

Caceis dispose, de façon opérationnelle depuis fin mai, de Co-Reporter, fourni par l’éditeur belge Co-Link. Celui-ci permet d’automatiser et de personnaliser tous les rapports exigés dans le cadre de l’administration de fonds : pour les investisseurs (statutaires, légaux ou marketing), pour les régulateurs, pour les clients (gestion de fonds tiers…). Co-Link fournit également à Caceis Co-Stream, un outil collaboratif (lire l’entretien). « Dans le cadre de la prestation de ‘reporting’ réglementaire, nous produisons notamment les documents périodiques d’information (trimestriels ou semestriels), les rapports annuels, ainsi que la partie B du prospectus », précise Franck Delbès. Ces rapports sont disponibles en quatre langues. « Jusqu’à présent, nous avions une solution progicielle, peu évolutive et qui ne couvrait plus l’ensemble de nos besoins, poursuit-il. Elle ne permettait pas de produire les rapports afférents au capital-investissement et aux fonds immobiliers, par exemple. » Caceis n’a pas souhaité développer un nouvel outil en interne car la production des rapports n’est pas une activité à forte valeur ajoutée. « Nous avons donc opté pour l’externalisation de la compétence informatique dans ce domaine, connexe au calcul des valeurs liquidatives », confirme Franck Delbès. Le choix de Caceis s’est naturellement porté sur Co-Link, dont l’outil équipe déjà les autres entités du groupe en Irlande, en Suisse et au Luxembourg. « Nous avons signé un partenariat avec Co-Link pour la partie réglementaire. Nous sommes entreprise pilote pour la solution France de Co-Link, souligne Franck Delbès. Quant à Co-Stream, son fonctionnement en client léger a facilité son intégration dans notre intranet applicatif. »

Renforcer les contrôles

Initiée il y a quinze mois, la réflexion de Caceis quant à son outil de reporting dédié à son activité d’administration de fonds s’est concrétisée par une mise en production fin mai. Le choix a été effectué au début de l’année et une première maquette a été réalisée. « L’implémentation de Co-Reporter a été facilitée du fait que nous avions déjà recensé les dysfonctionnements majeurs dans notre processus d’élaboration de ‘reporting’ réglementaire », rappelle Franck Delbès. Avant le déploiement de Co-Reporter, une vingtaine de contrôles étaient effectués de façon manuelle. « En collaboration avec les commissaires aux comptes, nous avons défini les contrôles les plus pertinents pour faciliter la certification », détaille Franck Delbès. La décision de se doter d’un outil plus performant remonte à quinze mois. « Après une phase de fonctionnement en double de trois mois, nous sommes en production depuis le mois de mai, raconte Franck Delbès. Depuis juin, nous sommes en mesure de traiter plus de 2.000 portefeuilles sur les 4.500 dont nous avons la charge dans le cadre de cette prestation. Les fonds de ‘private equity’ et immobiliers constitueront le dernier lot de la recette, en production à la fin de l’année. Nous nous sommes concentrés sur les volumes les plus importants dans un premier temps. »

L’organisation chez Caceis est un peu particulière. La production des rapports est réalisée par l’ensemble des comptables, 350 au total, assistés d’une petite équipe dédiée d’une dizaine de personnes ayant l’habitude de maquetter des rapports. « Au départ du projet, nous avions prévu de ne former que les responsables d’équipes, confie Franck Delbès. Charge à eux, ensuite, de former leurs collaborateurs. Mais nous nous sommes rendu compte qu’il fallait enseigner le maniement de l’outil à tous les comptables pour faciliter la conduite du changement. Nous avons dû investir de façon significative dans la formation. » Pour les comptables, le changement est d’importance ; disponible dans l’intranet de Caceis, Co-Reporter est un outil intégré, permettant un meilleur suivi des opérations du fait de leur traçabilité sur l’ensemble du processus. Tous les jours, de l’information nouvelle doit alimenter Co-Reporter, même pour la production de rapports semestriels ou trimestriels. Comme tous les outils informatiques, il nécessite de changer ses habitudes de travail pour en exploiter tout le potentiel. Il a été notamment demandé aux comptables d’être réactifs en ce qui concerne les contrôles. « La partie B du prospectus est une prestation sensible pour nos clients, particulièrement sur les rémunérations et le calcul des rétrocessions de commissions, indique Franck Delbès. La mise en place de Co-Link nous donne plus de flexibilité et renforce le contrôle de cette prestation. » Concernant Co-Stream, Caceis a demandé des ajustements pour coller à l’évolution de ses besoins, comme la capacité donnée à certains utilisateurs de modifier des données, ce qui n’était pas prévu dans les procédures d’habilitation de Co-Stream, ou la mise en ligne des états de contrôle.

Un retour sur investissement rapide

S’il n’est pas possible de connaître le montant de l’investissement, Caceis compte trente mois pour amortir son nouvel outil de reporting, en se basant sur une amélioration de 20 % de la productivité sur l’ensemble des processus impliqués, grâce à l’utilisation d’un seul applicatif. « L’objectif est clairement de réduire nos coûts et d’améliorer le service aux clients », précise Franck Delbès. Le projet n’est d’ailleurs pas encore complètement achevé. Caceis compte utiliser la base de données de Co-Reporter comme référentiel pour tous les aspects réglementaires et prévoit d’intégrer les statistiques de la Banque de France pour enrichir les rapports. Une fois les outils couvrant l’ensemble des portefeuilles mis en production, commencera alors un processus d’amélioration continue, avec un objectif d’une cinquantaine de contrôles automatisés et industrialisés pour valoriser l’intervention des comptables dans ce domaine. « A terme, nous souhaitons centraliser sur quelques contrôleurs cette activité, conclut Franck Delbès. Nous aimerions atteindre cet objectif d’ici la fin 2011. »

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