Avocats, digitalisez-vous !

le 31/03/2016 L'AGEFI Hebdo

En emboîtant rapidement le pas à leurs clients déjà rompus aux évolutions technologiques, les professionnels du droit ont tout à gagner.

Avocats, digitalisez-vous !
(Fotolia)

Malgré la banalisation des échanges d’e-mails avec les clients et la mise en place depuis 2005 du Réseau Privé Virtuel des Avocats (RPVA), un système informatique sécurisé favorisant la dématérialisation, le virage numérique est encore loin d’avoir été pris par tous les cabinets d’avocats. Selon une étude récente de MyCercle, les pratiques numériques de la profession affichent un certain retard. Seulement un cabinet français sur 100 est ainsi équipé d’espaces clients sécurisés accessibles depuis son site. Et même chez les très grands (plus de 100 avocats), seul un sur trois est équipé, contre six grands cabinets anglo-saxons présents en France sur sept…

Pourtant, dans un environnement de plus en plus concurrentiel, les transformations technologiques sont aujourd’hui devenues incontournables. Certains avocats d’affaires l’ont bien compris, et adopter une stratégie « 2.0 » a sensiblement modifié leur manière de travailler au quotidien et leurs rapports aux clients.

Nouveaux outils…

Selon Olivier Chaduteau, associé fondateur de la société de conseil Day One, ce sont à ce jour surtout les grands cabinets d’affaires internationaux qui se sont mis à la page « digitale », notamment à travers la mise en place d’outils de gestion de relation client (customer relationship management, CRM). « Ils sont en train d’étudier la mise en place d’extranet pour échanger et mettre à jour des dossiers de façon collaborative avec les clients, et d’outils de ‘big data’ pour parvenir à leur proposer les prix les plus justes, explique-t-il. Ce qu’ils recherchent, c’est avant tout un gain de compétitivité. » Pour se différencier, certains cabinets se sont d’ores et déjà équipés de logiciels de gestion, à l’instar des fiscalistes de Taj. Parmi ces outils, un logiciel « Digital global steps » permet de regrouper le compte de résultat consolidé d’un groupe pays par pays via un visuel simple et clair pour le client ; un autre baptisé « Global advantage » est dédié à la gestion de la mobilité internationale ; et « Global dox » rassemble quant à lui les informations sur la politique des prix de transfert d’une entreprise. « Ces technologies permettent de libérer du temps utile et représentent ainsi un gain d’efficacité, commente Sophie Blégent-Delapille, future managing partner de Taj. Par ailleurs, ils changent notre façon de traiter les données et rendent possibles des formats de restitution innovants sans avoir à utiliser le jargon juridique ou des mémorandums classiques. » Et d’ajouter : « Nos clients sont eux-mêmes en pleine mutation ‘digitale’ et il faut que nous soyons dans la même dynamique. »

Les 18 et 19 janvier derniers, c’était l’effervescence dans les locaux de KGA Avocats situés sur l’avenue de Champs-Elysées. La raison ? L’installation en grande pompe du logiciel de gestion Diapaz. « C’est à la fois un logiciel métier qui nous permet de gérer nos dossiers en temps réel avec les autres membres du cabinet, voire avec nos clients, et un système d’information complet qui regroupe les éléments notamment juridiques et financiers d’un dossier », détaille Véronique Klein, directrice administrative du cabinet. En troquant un simple logiciel de facturation contre ce système qui offre « gain de temps, autonomie et vision globale de la vie du cabinet », les avocats de la firme ont totalement chamboulé leur manière de travailler.

Ce qui n’a, au départ, pas été facile pour tout le monde… « L’animal humain étant assez hostile au changement, la période d’adaptation a pour ma part été un peu longue, témoigne François Klein, associé du cabinet. Au bout de deux mois, je commence à en être satisfait et à ne plus aller systématiquement sur Outlook mais sur l’arborescence de Diapaz. Bientôt, je me demanderai comment je faisais pour travailler avant ce logiciel ! » Et cela tombe à point nommé, car la société Xelya qui a conçu ce système compte bien de faire de KGA Avocats un exemple et déployer Diapaz dans d’autres grands cabinets d’affaires. Lesquels peuvent se rassurer : « La société nous a donné toutes les garanties de sécurité et de confidentialité des documents par rapport au ‘cloud’ », assure Véronique Klein.

La « digitalisation » des avocats passe également par l’identité numérique qu’ils se créent sur les réseaux sociaux et qui leur apporte une visibilité accrue (lire aussi le témoignage). Certaines structures cherchent d’ailleurs à se distinguer en matière d’usage de ces nouveaux espaces de communication. Ainsi, Jeantet vient de lancer DigitLegal, un blog dédié à l’économie numérique, doté d’un fil Twitter @digitlegal, qui sera alimenté par ses avocats spécialisés (droit social, fiscal, réglementation sectorielles, droit du numérique…).

… et nouvelles perspectives

Au quotidien, les modes de travail sont aussi influencés par l’essor des technologies. En témoigne le développement du télétravail dans certaines firmes. « La génération Y, qui demande aujourd’hui davantage d’équilibre entre vie privée et vie professionnelle, a encouragé ce recours au télétravail, observe Olivier Chaduteau. Mais d’un point de vue culturel, certains cabinets ont encore du mal avec cette idée. Cela nécessite d’avoir une grande confiance envers les personnes qui auront recours à ce dispositif. » Une confiance accordée en 2011 à Danielle Smolders, senior counsel du cabinet De Gaulle Fleurance & Associés, qui a décidé, trois mois après son arrivée, de suivre son conjoint muté dans le sud de la France.

Cette façon de travailler a néanmoins bousculé son organisation professionnelle. « Je dois prévoir les audiences et gérer mes rendez-vous bien en amont, ce qui demande une bonne gestion de mon agenda, reconnaît-elle. Mais je suis aujourd’hui plus disponible car je ne suis plus tributaire des transports et des heures de bureau, et plus efficace car dans ma bulle, je ne suis pas distraite par les discussions autour de la machine à café. » Elle n’hésite cependant jamais à faire de temps en temps le déplacement dans les locaux parisiens du cabinet… et pas seulement pour des questions pratiques : « Au-delà du lien social, il me manque parfois les ressentis, confie-t-elle. De chez moi, je ne peux pas passer la tête par l’encadrement du bureau pour voir la réaction de mes interlocuteurs ! »

Le cabinet international Hogan Lovells est, pour sa part, actuellement en train de mettre sur pied le programme « Agile working ». Objectif : promouvoir et faciliter le travail à distance. « Nous souhaitons que chacun, au sein du cabinet, prenne le temps de réfléchir à l’organisation qui lui convient le mieux, affirme Sharon Lewis, associée. Si un collaborateur souhaite plus de flexibilité pour exercer un loisir ou rentrer plus tôt pour s’occuper de ses enfants, par exemple, nous sommes ouverts à la discussion. » « L’idée n’est pas que cette personne travaille moins, mais qu’elle puisse s’organiser en vue d’être plus efficace », ajoute Marie-Aimée de Dampierre, managing partner du bureau parisien.

Toutes ces transformations « digitales » pourraient également avoir un impact sur les perspectives de carrière au sein de la profession. Outre les start-up juridiques en ligne, on devrait, selon Olivier Chaduteau, voir prochainement se multiplier les profils de data scientists dans les grands cabinets, à savoir des responsables de la gestion et de l’analyse des données massives, ou encore, selon Sophie Blégent-Delapille, des « purple people », ces professionnels au carrefour de leur propre expertise et de l’environnement numérique, capables de former leurs pairs aux nouvelles technologies. « Ceux qui saisiront ces nouvelles opportunités en premier seront les perles rares du marché », assure l’avocate de Taj. 

Sophie Blégent-Delapille,  future managing  partner de Taj
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Sophie Blégent-Delapille, future managing partner de Taj
Marie-Aimée de Dampierre,  managing partner du bureau parisien  de Hogan Lovells
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Marie-Aimée de Dampierre, managing partner du bureau parisien de Hogan Lovells
« Coworking », les avocats s’y mettent aussi

Il n’y a pas que les start-up qui misent sur les open spaces et le travail convivial. Arnaud Lizop, avocat au barreau de Paris et ancien membre du Conseil national des barreaux, a fait le pari d’installer à Paris en 2006 Avocap Europe, un espace commun de développement destiné aux avocats (situé sur le très chic boulevard Saint Germain), également implanté à Bruxelles depuis 2014. Le but ? Miser sur la diversité des échanges, des profils et des expériences et sur la mutualisation des moyens pour faire de cette plate-forme à la fois un espace convivial et un hub permettant aux avocats, au gré des contacts, de nouer potentiellement des alliances et des coopérations dans un environnement où, désormais, l’union fait la force. Même si le nombre d’adhérents est limité par un numerus clausus, les avocats doivent uniquement faire preuve de sociabilité et d’un grand attachement à leur déontologie pour éventuellement venir gonfler les rangs d’Avocap Europe. Moyennant une contribution mensuelle forfaitaire, ils peuvent ensuite bénéficier de salles de réunion, d’open spaces et même de bureaux individuels entièrement équipés disponibles via une réservation en ligne. Déjà fort de 2.210 mètres carré de surface et de 98 avocats, Avocap Europe prépare aujourd’hui son développement à l’international.

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