Mon bureau se transforme !

le 17/05/2012 L'AGEFI Hebdo

Si l’« open space » est clairement le modèle dominant dans les grandes entreprises, il s’ajuste désormais pour satisfaire les salariés.

Aujourd’hui, les espaces permettant aux salariés de s’isoler sont de plus en plus présents dans les « open spaces ».

C’est un peu comme perdre son petit ‘chez soi’, regrette Serge G. qui exerce au sein d’une banque française ayant récemment revu l’organisation de ses bureaux. Auparavant, j’étais dans un bureau avec trois personnes. A présent, je suis sur un plateau ouvert de vingt collaborateurs avec un chef au milieu. » Dans nombre d’établissements financiers, notamment ceux qui ont déménagé depuis peu pour s’installer aux portes de Paris, le plateau ou open space est le modèle de bureau le plus répandu. Pas seulement parce qu’il offre un gain d’espace mais aussi parce qu’il permet une meilleure communication entre les salariés et rend les managers plus accessibles. Pourtant, ces open spaces sont souvent mal vécus par ceux qui les occupent. « Nous pouvons demander un écran de confidentialité pour masquer nos écrans d’ordinateurs car beaucoup se sont plaints », confie Serge G. « Il y a trop de bruit !, pointe pour sa part André M. qui exerce chez Natixis dans le XIII

earrondissement, au sein d’un espace où se trouvent une centaine de collaborateurs. Différents métiers ont été mélangés, avec des analystes qui ont besoin de calme et des vendeurs qui sont au téléphone en permanence. »

Remise en question

Aujourd’hui, l’heure est plutôt à la remise en question de l’open space « repoussoir » où sont alignés côte à côte des batteries de bureaux sans réelles cloisons. Selon Odile Duchenne, directrice générale d’Actineo, un collectif de professionnels de l’aménagement de bureau, « l’acoustique est à prendre en compte absolument dans un ‘open space’. On peut penser à des panneaux absorbants, des cloisonnettes, des voyants lumineux sur les téléphones au lieu des sonneries… Les grandes entreprises s’en préoccupent à présent ». « Certaines réalisations récentes proposent effectivement des solutions d’espace ouvert plus humaines et ‘vivables’ pour les salariés, constate aussi Catherine Gall, spécialiste depuis vingt ans de l’aménagement de bureau, qui cite entre autres « le recours à de plus petits volumes, dimensionnés à échelle humaine et structurés par des séparations d’espace de moyenne hauteur afin de donner un sentiment d’intimité ». Chez LCL qui a déménagé à Villejuif où travailleront quelque 3.200 collaborateurs à fin 2012, l’open space a été adopté mais dans certaines proportions. « Ce sont des blocs de douze salariés maximum, décrit Christian Bouvet, secrétaire général de LCL qui a piloté le schéma directeur immobilier de la banque. Pour préserver le calme et la concentration, nous avons installé dans ces ‘open spaces’ des points-métiers avec des tables hautes et des tabourets hauts afin que les collaborateurs puissent échanger entre eux sans déranger leurs collègues. Et au centre des plateaux (‘open spaces’), des ‘lounges’ aux couleurs vives et dotés de canapés accueillent ceux qui souhaitent échanger de façon plus informelle. » La perte d’intimité a souvent été reprochée aux plateaux ouverts où figurent désormais des « box », bulles, cabines... où les salariés peuvent s’isoler. Chez LCL, des « espaces de concentration » ont ainsi été mis à disposition : entièrement cloisonnés (jusqu’au plafond), on peut s’y rendre pour réfléchir à un dossier ou téléphoner sans déranger. « Les éventuels soucis d’intimité sont palliés par l’existence de ‘suites’, qui sont des endroits clos et isolés du bruit, dans lequel il est possible de téléphoner sans être entendu ou de travailler sans être dérangé », indique aussi Eric Salviac, directeur au département advisory d’Ernst & Young, qui a rejoint fin 2011 l’immeuble First à la Défense. Entièrement réaménagée de l’intérieur, cette tour de 231 mètres (le plus haut immeuble de bureaux de France) regroupe depuis janvier dernier, sur 19 étages, 3.400 collaborateurs d’Ernst & Young dans des locaux flambants neufs au design moderne et épuré. Là aussi, le modèle de l’open space a été réinterprété de façon modulaire. « L’idée des aménagements est de proposer des espaces différenciés qui correspondent à des besoins propres selon les activités, affirme Eric Salviac qui dispose, lui, d’un bureau individuel. On peut ainsi utiliser des salles de réunion de tailles différentes, des espaces clients, des pièces plus isolées pour des travaux de fond ou bien encore des ‘open spaces’ pour le travail en équipe. »

A l’heure où les technologies rendent les salariés de plus en plus mobiles et désireux de pouvoir travailler de (presque) partout, les entreprises du monde financier doivent inclure ce paramètre afin de l’adapter dans leurs propres murs. C’est ce qu’a fait Deloitte qui a mené depuis un an une vaste réflexion sur les espaces de travail au sein de l’entreprise. Le desk sharing, ce nouveau mode de travail qui consiste à partager son bureau avec d’autres collègues, existe d’ailleurs déjà : « Il concerne un tiers des collaborateurs, précise Céline Dupont, directrice des opérations de Deloitte en France. Les plus jeunes d’entre eux (débutants à trois/cinq ans d’expérience) n’ont pas de bureau dédié mais des espaces attribués où ils peuvent s’installer à un poste lorsqu’ils sont de passage. » « Aujourd’hui, beaucoup de nos salariés mènent leurs missions de façon collaborative mais ils n’en ont pas toujours pleinement les moyens, poursuit-elle. Afin d’améliorer la fluidité et la circulation du travail parmi nos équipes (tout en garantissant la sécurité des données qu’ils étudient), nous allons entamer dès cet été un grand chantier dans nos bureaux de Neuilly afin de créer différents espaces : des lieux ouverts et transparents mais aussi des endroits cloisonnés, chacun répondant à un type de besoin. »

« Collabor-acteurs »

En outre, dès juillet, 700 à 900 salariés vont occuper 12.000 mètres carrés dans un nouveau bâtiment situé juste en face du siège de Neuilly. En plus des bureaux dédiés selon la fonction et le grade, les auditeurs et consultants bénéficieront de lieux collaboratifs en wifi et munis d’une connectique : « Des box pour trois à cinq personnes qui souhaitent se réunir ou organiser une conférence téléphonique et des ‘working rooms’ de six à huit personnes avec des tabourets hauts », indique Céline Dupont. Sous diverses formes (salons, bibliothèques, lounges…), les lieux de coworking connaissent actuellement un véritable essor dans les grands groupes, où les salles de réunion conventionnelles ne sont plus adaptées aux nouveaux usages. « C’est une réalité : les espaces immobiliers ne sont pas toujours utilisés et les entreprises doivent gérer le nomadisme, signale Catherine Gall. Dans la définition d’un programme d’aménagement, il est fondamental de comprendre les typologies de présence des employés dans le bâtiment (sédentaires, nomades, intinérants) et leurs processus de travail (individuel/collectif, avec/sans technologie, horaires, degré d’interactions avec d’autres sites…). »

Si les entreprises du secteur financier ont récemment commencé à appréhender ces facteurs, d’autres n’hésitent pas à aller plus loin, notamment en s’intéressant aux postures des salariés. Certaines sociétés imaginent en effet des « scénarios de déplacement » afin d’obliger certains de leurs collaborateurs à ne pas rester trop longtemps assis à leur poste. D’autres souhaitent les transformer en « collabor-acteurs » dans le cadre de leurs politiques RSE (responsabilité sociale et environnementale) en les incitant à moins imprimer, éteindre la lumière et leur ordinateur en partant le soir, etc. Actuellement, des systèmes d’alerte de surconsommation d’énergie (comme POEM- personal office energy manager d’Intel) peuvent même être installés individuellement sur chaque poste de travail. A l’aide d’un tableau de bord où s’affichent des fleurs qui se fanent ou s’épanouissent, le salarié peut piloter tous les éléments de sa dépense énergétique et devenir ainsi éco-responsable. « Les bâtiments basse consommation ont des fonctionnalités si avancées qu’elles permettent de connaître en temps réel le nombre de salariés qui se trouvent à un étage », relève Catherine Gall. Pas sûr que ce type de fonctions fasse l’unanimité…

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