DOSSIER Direction achats

La fonction prend du galon

le 20/01/2011 L'AGEFI Hebdo

Accès aux instances de direction, missions élargies, équipes étoffées, ces responsables ont acquis un rôle stratégique.

Le coût, ce n’est pas forcément le prix. Le rôle d’une direction des achats n’est pas d’acheter moins cher, mais de mieux acheter », insiste Sylviane Le Carré, responsable des achats du groupe BNP Paribas depuis quatre ans. « Mieux acheter », c’est le principe qui guide aujourd’hui toutes les directions des achats des grands établissements financiers. Si la réduction des coûts externes reste un sujet fort dans un contexte d’après-crise, ces fonctions cherchent aussi, en interne, à mieux maîtriser leur processus. « Elles ne sont plus seulement préoccupées, dans une logique défensive, par la réduction des coûts, constate Patrick Burtin, associé chez Exton Consulting. Elles cherchent également, dans une logique offensive, à augmenter la qualité au meilleur prix pour disposer d’une offre plus compétitive. Leur maturité peut différer selon les entreprises. Ce qui est commun à tous les acteurs des services financiers, c’est que la fonction est plus forte. Elle se donne des objectifs et met en place des outils qui permettent une gestion plus efficace : analyse de la dépense, gestion des appels d’offres et négociations, référentiels de contrats, procédures d’approvisionnement… » « On demande aux directeurs des achats de ne plus être uniquement tournés sur l’extérieur, c’est-à-dire vers les fournisseurs, mais aussi sur l’interne, afin d’examiner comment fonctionnent et sont organisés les métiers pour proposer des stratégies concrètes d'optimisation », ajoute Stéphane Potier, associé chez Roland Berger.

Autre signe de montée en puissance de ces directions : leur gouvernance, qui est mieux organisée. Ainsi, chez BNP Paribas, un comité exécutif dédié à la fonction achats a été mis en place en mars 2009 et il est composé des principaux responsables achats des pôles métiers. « Ce comité que je préside et dont j’ai souhaité la création, vise à responsabiliser les participants, à encourager l’esprit collectif et à créer une adhésion forte, explique Sylviane Le Carré. Nous y prenons des décisions ! Nous sommes passés d’une fonction centralisée à une fonction décentralisée avec une forte gouvernance gérée par le groupe. » Les achats de la banque de la rue d’Antin, qui ont représenté 11 milliards d’euros en 2009, sont calqués sur sa propre organisation, avec un fonctionnement central et par métiers. L’équipe centrale (au niveau du groupe) comprend 60 collaborateurs situés dans plusieurs entité ou pays. « Certains achats sont menés au niveau mondial, d’autres le sont au niveau d’un métier (l’achat d’un logiciel pour les salles de marché sera ainsi initié par BNPP CIB) », souligne la responsable, qui ne souhaite pas dévoiler les objectifs d’économies qui lui ont été fixés. Chez BPCE Achats, le groupement d’intérêt économique (GIE) a vu le jour en juillet 2010, reprenant GCE Achats qui était le GIE du groupe Caisse d’Epargne. Celui-ci est doté d’un conseil d’administration qui rassemble notamment des dirigeants des deux réseaux Caisses d’Epargne et Banques Populaires. En outre, un comité stratégique intègre les responsables des achats du groupe BPCE. Cette année, de nombreux défis attendent Arnaud Minvielle, directeur général de BPCE Achats, qui gère 3,9 milliards d’euros pour les 49 entreprises-adhérentes dans l’ensemble de BPCE. « Nous souhaitons faire en sorte que l’essentiel des achats du groupe soit géré de façon mutualisée, mais surtout que nos achats soient sous contrat car auparavant, nombre d'entre eux étaient réalisés sans aucun contrat de référencement », indique Arnaud Minvielle. Ce sujet figure même dans le plan stratégique du groupe : « Nous avons un objectif de 146 millions d’euros d’économie à atteindre d’ici à 2013 », précise le directeur général.

Echelon local

Chez BPCE comme dans d’autres groupes mutualistes, les dépenses externes sont pilotées à deux niveaux afin de permettre aux banques régionales de pouvoir travailler avec le tissu économique local. « Les modèles sont différents, plus complexes, mais pas moins performants qu’ailleurs, signale Patrick Burtin. Certaines familles d’achats (billets d’avion par exemple) pourront faire l’objet de contrats au niveau 'groupe' tandis que d’autres seront gérées à l’échelon local. Dans ce cas, il peut y avoir des cahiers des charges communs à tout le groupe mais les entités régionales conservent l’autonomie d’acheter elles-mêmes. » Avec 5,5 milliards d’euros de dépenses annuelles liées aux moyens bancaires, Société Générale a aussi mis les achats à l’ordre du jour de son plan « Ambitions 2015 » présenté en juin 2010. « Dans le cadre de ce plan, notre direction s’est vue assigner de nouveaux objectifs, déclare André Sépaniak, directeur des achats du groupe Société Générale depuis 2003. Nous avons repensé nos interactions avec nos fournisseurs afin de mettre en œuvre des accords plus longs et plus structurants, et nous élargissons le spectre de la filière achats à la fois sur le plan géographique et fonctionnel. » Des structures d’achats mutualisées ont donc été créées dans des régions comme la Russie, et des types de dépenses comme les baux immobiliers sont venus enrichir le domaine d’intervention. Société Générale (comme Axa) fait partie des établissements qui ont été précurseurs en matière d’internationalisation des achats. « Certains groupes ont organisé des 'hubs' régionaux par sous-continents, précise Stéphane Potier. Pilotés par des acheteurs régionaux qui diffusent les pratiques et gèrent les gros dossiers, ces 'hubs' sont animés par les équipes centrales. La coordination internationale reste néanmoins encore un défi à relever pour les entreprises du secteur. »

Embauches

Toutes ces nouvelles responsabilités ont conduit les directions à étoffer leurs équipes. BNP Paribas, dont les achats groupe rassemblent 240 collaborateurs (acheteurs et supports), a renforcé ses effectifs en 2010. « Les profils qui ont rejoint la fonction achats sont en particulier des ingénieurs de grandes écoles, des personnes qui ont un bagage mathématique important car les métiers liés aux systèmes d’information sont souvent complexes », fait remarquer Sylviane Le Carré. Son homologue de Société Générale, qui a lui aussi recruté l’an dernier, prévoit d’embaucher en 2011 pour accroître le nombre de ses 200 acheteurs dans le monde (dont la moitié sont en France). « Les profils de nos acheteurs doivent être fondés sur des compétences techniques relatives aux types d'achats traités et sur des savoir-faire méthodologiques propres à notre métier, expose André Sépaniak. Mais sont aussi nécessaires des 'soft skills' tels que la communication, le management de projet, l'approche processus de type 'six sigma' … » Pour être acheteur au sein d’un établissement financier, il ne suffit donc plus d’être un négociateur, comme le confirme la responsable de BNP Paribas : « Lorsque je recrute, je regarde si un acheteur est un commercial car il faut savoir se vendre, écouter, faire adhérer, proposer… La négociation avec les fournisseurs externes est une portion congrue des missions de la fonction achats. » « On attend des acheteurs qu’ils soient aussi de très bons coordinateurs et d’excellents gestionnaires, poursuit Tania Petersen, principal au cabinet de chasse de têtes CTPartners. Ils doivent avoir des compétences juridiques, savoir tenir tête aux fournisseurs, négocier âprement… Il ne s’agit plus de professionnels qui signent uniquement des factures ! » Autant de nouvelles missions qui poussent ces professionnels à aiguiser leurs compétences pour devenir de véritables techniciens et acquérir ainsi toute la reconnaissance nécessaire en interne auprès des opérationnels. « Ils doivent aussi bien connaître les métiers de la banque et de l’assurance et s’afficher comme des experts dans leur catégorie d’achats, confirme Stéphane Potier. Par exemple, aider la banque d'investissement à négocier des achats pour un cœur de métier comme le courtage ne peut se concevoir que si l’on est un interlocuteur crédible. »

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