Sepa, le temps du pragmatisme est venu

le 30/05/2013 L'AGEFI Hebdo

A huit mois de la date butoir, peu d’entreprises sont prêtes à utiliser les paiements européens. Pourtant, il y a urgence.

Photo: Michel Gaillard/REA

C’est une obligation, il n’y aura pas de report ni de plan B, entend-on à l’envi. Au 1er février 2014, toutes les entreprises devront s'être adaptées au Sepa* pour les virements (SCT - Sepa Credit Transfer) comme pour les prélèvements (SDD - Sepa Direct Debit). Et pourtant, seulement 37 % des virements et moins de 2 % des prélèvements (voir les graphiques) sont pour l’instant effectués aux normes Sepa, et les trois quarts sont émis par la sphère publique (lire aussi l’entretien). Autant dire qu’il y a péril en la demeure si une prise de conscience plus large n’a pas lieu rapidement. Le Comité national Sepa s’en est ému en décembre 2012, puis à nouveau en avril. Sans clairement tirer le signal d’alarme, la Fédération bancaire française a pris la parole sous la forme d’un nouveau site web, banques-sepa.fr, dédié à l’accompagnement des entreprises dans leur migration et donnant le calendrier des réunions d’information qui se tiennent en régions depuis des mois avec la Banque de France, les experts-comptables, les Unions patronales, etc. Quelques témoignages d’entreprises sont également en ligne, mais cette communication manque encore d’éléments concrets. L’Ecofin du 14 mai s’est d’ailleurs conclu sur un appel aux Etats membres, aux banques centrales nationales, aux ministères des Finances et aux associations bancaires en vue d'intensifier la communication dans les médias avant l’été, avec le soutien de la Commission européenne et de la Banque centrale européenne. Pierre Moscovici devrait ainsi prendre la parole sur ce thème mi-juin.

Mais pour les entreprises, c’est une évidence, il faut y aller maintenant. Les grands remettants ont compris depuis longtemps la nécessité de se préparer en amont et ont établi des calendriers de migration, mais les sociétés de plus petite taille n’ont pas encore toutes intégré ce qui les attend. Même en comptant sur la légendaire capacité des Français à rattraper un retard accumulé, il sera difficile de migrer sans incidents. Si la migration n’est pas achevée, les opérations rejetées se traduiront immédiatement par une perte de chiffre d’affaires ou par l’impossibilité de payer ses salariés. Des arguments qui devraient porter. Sous un angle plus positif, il n’est sans doute pas inutile de rappeler que le Sepa n’est pas juste un projet informatique et réglementaire consommateur de ressources, mais qu’il s’agit pour les entreprises d’un moyen d’accéder au marché européen « en rayant d’un trait de plume les difficultés liées aux moyens de paiement », comme le souligne Rémi Lorentz, responsable des flux au Crédit Agricole Nord de France. En pratique, elles pourront ainsi se faire payer facilement et pour pas cher dans les 32 pays concernés. « Il faut également miser sur les apports du Sepa, rappelle José Teixeira, responsable du marché moyens de paiement et communication bancaire chez Sage. Le rapprochement sera plus facile, on pourra mettre en œuvre un lettrage automatique et encaisser plus rapidement. » Mais voilà, la contrainte technique efface l’intérêt stratégique et commercial.

Convertisseurs

En pratique, le passage au virement Sepa, le SCT, devrait pouvoir se faire sans grande difficulté dès lors que les entreprises ont transformé les coordonnées bancaires de leurs destinataires en BIC (bank identifier code) et Iban (international bank account number). Pour celles qui ne l’ont pas encore fait, des convertisseurs sont disponibles : « Nous avons intégré l’Iban dans nos logiciels très en amont, indique José Teixeira. Mais plus on approche de la date butoir, plus on voit des solutions temporaires de conversion se mettre en place. C’est une bonne façon de se lancer, mais il faut prendre garde au fait que ce ne sont pas des solutions pérennes. Il est nécessaire de transformer sa propre base de coordonnées bancaires. »

Quant au prélèvement Sepa, le SDD, c’est une autre affaire. « Il concerne beaucoup moins de monde, surtout de grands créanciers, mais il a un impact organisationnel très fort,note Gilbert Labbé, président de la Commission Sepa au sein de l’AFTE* et responsable de la division trésorerie chez EDF. La gestion du mandat sera à la charge du créancier, c’est très important, et cela touche plusieurs applications au sein du système d’information. La plupart des grands créanciers ont un plan de bataille et seront prêts au 1er février 2014, mais parmi les petits créanciers, tout le monde n’est pas encore au courant. Par exemple, les associations qui prélèvent des cotisations mensuelles auprès de leurs adhérents. Si elles ne sont pas au rendez-vous, elles devront se rabattre sur des moyens de paiement classiques et seront dans une situation compliquée. »

Pour éviter cela, Gilbert Labbé donne quelques recommandations : d’abord réaliser un état des lieux permettant d’évaluer la situation de l’entreprise et de savoir quels systèmes d’information sont touchés. Pour cela, une structure projet est nécessaire. Ensuite, identifier ce que l’entreprise peut retirer d’un tel projet : pour celles qui pratiquent de nombreux transferts internationaux, le Sepa permettra de faire baisser les coûts, mais il faut aussi évaluer le coût de l’investissement dans la création ou l’évolution des centrales de paiement ou des centrales d’encaissement. C’est également l’occasion d’une rationalisation si l’entreprise génère des paiements à de multiples endroits. « Chez EDF, nous avons rénové notre centrale d’encaissement, procédé à une harmonisation, intégré de meilleurs outils, ce qui a représenté un investissement de 10 millions d’euros », détaille Gilbert Labbé. De façon plus générique, « il faut commencer par cartographier ses flux, faire l’inventaire des fonctions concernées telles que la comptabilité, la trésorerie, les ressources humaines, le CRM (gestion de la relation client, NDLR), analyser l’impact et évaluer le budget nécessaire aux transformations, complète José Teixeira. Mieux vaut bien connaître son système d’information avant de se décider. Les grands remettants dont le chiffre d’affaires repose sur le prélèvement ont commencé depuis longtemps leur transformation, mais les petits remettants dont les flux de prélèvement tournent autour de 20 % auront sans doute plus intérêt à choisir une gestion externalisée. »

Gestion des mandats

Une attention particulière est à porter à la gestion du mandat qui revient donc au créancier dans le cadre du Sepa. Les autorisations de prélèvement en stock restent valables, pas besoin de faire signer à tous ses clients un nouveau mandat. Pour les nouveaux clients ou en cas de souscription nouvelle, à chaque mandat doit correspondre une « référence unique de mandat » (RUM) qui doit être effectivement unique et liée à une prestation particulière. Car si une même RUM est attribuée à plusieurs contrats (abonnements mobiles de toute une famille), la résiliation du mandat mettra fin à tous les services qui y sont liés, ce qui n’est dans l’intérêt de personne, ni du créancier, ni du client qui devra souscrire à nouveau les services qu’il souhaitait conserver. En outre, les clients doivent être informés de cette RUM et du passage au SDD de leur fournisseur. Pas de difficulté particulière autour du mandat émis pour un prélèvement unique ou « one off », mais la gestion des prélèvements multiples est plus compliquée : le premier prélèvement devra s’accompagner du mandat « First » qui doit être émis cinq jours avant exécution, tandis que les prélèvements suivants, les « récurrents », doivent partir deux jours avant. Dans tous les cas, les clients doivent recevoir une notification de prélèvement quatorze jours avant l’opération. Dans les petites entreprises, si le système d’information n’est pas en mesure d’intégrer cette gestion du cycle de vie du mandat, mieux vaut s’équiper d’une station de gestion des prélèvements ou s’en remettre à sa banque qui peut aussi prendre en charge la gestion des mandats en même temps que les opérations purement bancaires. « Les associations qui effectuent quelques dizaines de prélèvements par mois auprès des mêmes clients doivent pouvoir s’appuyer sur leur logiciel de gestion à mettre à jour si besoin est, rassure Rémi Lorentz. Quel que soit le profil de l’entreprise concernée, il faut absolument prendre contact avec la banque pour effectuer des tests sur un premier envoi de SDD contenant les mandats et vérifier que les données sont les bonnes ou les corriger si besoin est. Ces tests sont primordiaux pour éviter les embouteillages en fin d’année. » Et mieux vaut solliciter son prestataire informatique dès maintenant car il ne sera probablement plus disponible dans les semaines précédant la bascule. La catastrophe redoutée par certains n’aura sans doute pas lieu, à condition de faire preuve d’agilité et de coopérer entre banques, entreprises et informaticiens.

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