Dossier Gestion du poste client

Celio opte pour un système de trésorerie intégré

le 16/06/2011 L'AGEFI Hebdo

La solution d’IT2 permet au département financier d’avoir une vision large des opérations liées au cash.

La croissance rapide de Celio rendait nécessaire le renouvellement de son outil de trésorerie. Le groupe familial de prêt-à-porter (environ 1 milliard d’euros de chiffre d’affaires) a vu son développement s’accélérer depuis diverses acquisitions, dont le groupe Jennyfer en 2005, et recherchait ainsi un logiciel de trésorerie prenant mieux en compte ses besoins : tout en étant très international, il s’agit d’une société de taille moyenne et sa préférence allait vers un système de trésorerie intégré, permettant au département financier de rester proche de l’exploitation. A l’issue d’un appel d’offres, le choix de la société s’est porté sur la solution d’IT2.

Premier objectif, sa centrale de trésorerie doit avoir la possibilité de procéder à du « In House Banking ». « Grâce à ce type d’organisation, l’ensemble des opérations financières intra-groupe ne passent plus par des flux bancaires, leur gestion se faisant en interne, explique Suzanne Hosmans, trésorière du groupe. Ce système présente l’avantage de réduire de manière substantielle tous les ordres de transferts entre banques, d’éviter tous les risques d’erreurs lors des transferts hors groupe et surtout de sécuriser les transferts de flux. La trésorerie centrale se substitue à une banque pour ces opérations intra-groupe. Dès lors, le système doit être capable d’offrir des extraits de comptes pour chacune de ses filiales tels que le ferait une banque. »

Réconciliation comptable

Autre critère de choix, le système de trésorerie prend en charge la dimension très internationale du groupe, présent dans 66 pays. « Pour les opérations de salle de marché en taux et en change, IT2 se différenciait également, estime Suzanne Hosmans. Le marché propose plutôt des outils spécialisés, soit en 'cash management', soit en change, ou combinés avec des prestataires différents, imposant des double saisies avec des risques d’erreurs. En cas de difficulté, les responsabilités des prestataires ne sont pas claires. » Le nouvel outil lui permet à présent de voir reflété dans le système de cash management l’impact de toute opération de salle de marché.

Mais le plus grand chantier d’automatisation a concerné la mise sur pied d’une « payment factory » ou « centrale de paiements ». « Les encaissements comme les décaissements passaient déjà par la centrale de trésorerie mais selon un processus plus laborieux et plus manuel, sur des systèmes différents de celui de la trésorerie, indique Suzanne Hosmans. A présent, la 'payment factory' intègre les opérations et nous donne toute sécurité dans le bon acheminement des fichiers, dans des délais maîtrisés. »

Cette payment factory est d’autant plus importante qu’elle se trouve au centre des liens entre la trésorerie et les services comptables locaux de même qu’entre la trésorerie et les banques (voir le schéma). « IT2 comporte, via la 'payment factory', des fonctions de réconciliation comptable, précise Suzanne Hosmans. La comptabilité peut traiter ses écritures sans attendre que la trésorerie ait terminé sa réconciliation. Si nous avons une seule entrée des flux bancaires dans la 'payment factory', nous avons deux adresses de transmission des informations : la trésorerie et la comptabilité. Les deux services pouvant travailler indépendamment l’une de l’autre et se concentrer sur leur métier. IT2 nous a offert également la possibilité d’automatiser les extractions des opérations de trésorerie vers les systèmes comptables. Cela représente un gain de temps important pour les services comptables. »

Pour finir, la refonte du système de trésorerie a été l’occasion d’opter pour Swift pour la communication bancaire. « Nous avons retenu la solution du service bureau, un prestataire de services se chargeant d’adapter à nos systèmes les informations échangées avec les banques et vice versa, confie Suzanne Hosmans. Nous avons retenu une offre n’émanant pas de notre 'pool' bancaire afin de préserver une certaine indépendance de gestion. » Le choix de Swift a eu le mérite de faciliter le passage au Sepa. « Les services de comptabilité n’ont pas eu la pression de convertir les paiements en mode Sepa puisque la communication via Swift, le service bureau et la 'payment factory' utilisent les codes BIC et IBAN », rapporte Suzanne Hosmans.

Bien sûr, cette refonte complète du système de trésorerie a donné lieu à un vaste chantier, ouvert il y a dix-huit mois et dont la fin n’est prévue qu’en fin d’année. « Les équipes apprécient toutefois le nouveau système, très ergonomique », assure Suzanne Hosmans. Seul bémol, le logiciel d’IT2 ne prévoit pas la gestion entièrement automatique des crédocs, ce que le marché ne propose pas par ailleurs à ce jour.

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