Malakoff-Médéric optimise ses systèmes en les fusionnant

le 09/12/2010 L'AGEFI Hebdo

Le groupe de protection sociale a choisi les meilleures briques métiers de chaque entité et en a profité pour améliorer la circulation des données.

Retraites complémentaires par répartition, assurances individuelles ou collectives, Malakoff Médéric gère des données dont l’importance est souvent vitale pour les personnes concernées. Annoncée en juillet 2008, la fusion des deux organismes paritaires de protection sociale impliquait nécessairement une refonte de leurs systèmes d’information, éléments essentiels de leur activité. « Notre informatique, qui n’est pas très sophistiquée en termes d’algorithmes de calcul, est très centrée sur les données de nos assurés et retraités, et leur utilisation à bon escient », explique Pol Evlard, directeur des projets et systèmes d’information chez Malakoff Médéric. Pas question de conserver deux systèmes de conceptions différentes, avec un historique spécifique à chacun, pour des raisons de coûts évidentes mais aussi une meilleure gestion de l’activité.

Dès 2008, une étude est lancée, « pour analyser les forces et faiblesses de chacun des composants des systèmes d’information de Malakoff et Médéric de façon relativement classique », raconte Pol Evlard. A son terme, il est alors décidé de faire converger, quand cela est possible, les différentes briques métiers de chacun des systèmes d’information. « Je ne crois pas au grand soir informatique, poursuit-il. Nous traitons un tel volume de données, avec un tel niveau de service exigé que nous ne pouvions prendre le risque d’un big bang. Nous avons privilégié une approche progressive de la transformation de notre système d’information, cantonnant les risques de la migration à des petites parties urbanisées. » Avec, à la clé, l’urbanisation des systèmes d’information et non pas le développement d’un système entièrement nouveau. « Nous aurions pu faire le choix d’un back-office reposant sur l’usine retraite, (développée par l’Agirc-Arrco, NDLR), d’un back- office pour l’activité assurance, reposant sur un progiciel intégré comme Aneto de Cegedim Activ, Aia de CSC ou Wynsure de Wide, et d’un progiciel de CRM pour la partie front-office. »

Urbaniser pour mieux moderniser

L’urbanisation, processus basé sur les principes de construction et de rationalisation des villes, propose de repenser tout le système d’information, avec des blocs métiers bien définis, s’appuyant sur des ensembles applicatifs cohérents, des bases de données organisées selon des référentiels pertinents. « Notre urbanisation vise à fluidifier la circulation des données entre les différentes briques du SI, souligne Pol Evlard. Elle assure la cohérence et l’intégrité de la donnée. »

En parallèle, un référentiel client unique est mis en place. Par exemple, pour la signalétique client (civilité, nom, adresse, date de naissance...), les deux entités fusionnées comptaient douze bases de données. « Nous aurions pu en créer une treizième qui serait devenue maître et aurait alimenté toutes les applications pour masquer cette complexité, comme certains homologues américains l’ont fait, précise Pol Evlard. Mais nous avons voulu faire l’effort de tout concentrer dans un seul référentiel. » Sa finalisation sera réalisée en mars 2011. « Nous l’alimentons au fil de l’eau et fermons progressivement les bases de données concernées », ajoute-t-il. Ainsi, depuis avril 2010, sur le tout nouveau site du groupe, les clients peuvent se connecter à l’aide d’un identifiant unique et avoir une vision globale de l’ensemble de leur équipement, assurance, complémentaire retraite… Dans le même temps, un travail similaire est effectué sur un référentiel des entreprises, un référentiel des contrats, ainsi qu’un référentiel des produits et garanties « qui fait le lien entre les activités commerciales, marketing, techniques (actuariat…) et celles concernant les différentes prestations ».

Convergence des applications

Pour distribuer les données issues de ces référentiels aux différentes briques du système d’information, c’est l’ESB (Enterprise Service Bus, outil informatique permettant à des applications hétérogènes d’interagir) Webmethod de l’éditeur Software AG qui a été retenu après appel d’offres. La convergence des applications est réalisée en parallèle. Le pilotage de l’activité commerciale concernant le collectif (entreprises) est désormais géré par l’outil conçu et amélioré par Médéric, CMS, opérationnel depuis un an. Pour celle des particuliers, c’est l’outil de l’éditeur Seligent, en place chez Malakoff qui a été retenu, opérationnel depuis dix-huit mois. Pour le CRM, le suivi des clients existants sur la plate-forme téléphonique, c’est la brique développée par Médéric, CMS, qui officie désormais. Toujours en provenance de Médéric, c’est le logiciel Coda qui assure la comptabilité. Enfin, l’activité d’action sociale est gérée par le logiciel AS-Net, une convergence déjà initiée entre les deux sociétés lors de la création du GIE SI2M, en 2004.

Seules deux briques métiers n’ont pu faire l’objet de la convergence. La première, qui a trait au remboursement des frais de santé, était gérée par les logiciels AVT chez Médéric et Aneto, côté Malakof, du même éditeur. « Celui-ci nous a recommandé de retenir Aneto, précise Pol Evlard. C’est un progiciel intégré proposant plusieurs modules fonctionnels. Mais ne retenir que celui permettant la liquidation n’est pas simple. » La décision est donc encore en suspens. La seconde brique concerne la gestion des contrats clients et des cotisations collectives. D’un côté, l’application G3C que la DSI souhaite conserver ; de l’autre, SIP qui gère non seulement les contrats individuels mais aussi la liquidation des prestations de prévoyance (capital décès, rente de veuve…). Après quatre mois d’étude, Sodifrance, le prestataire désigné également pour la migration des données dans le nouveau système d’information (lire l’entretien), est arrivé à la conclusion que la communication entre les deux applications était difficilement possible. « SIP est une petite merveille, mais tellement bien intégré et bien conçu qu’il se prête mal à l’urbanisation. » Une réflexion est en cours pour le remplacement de SIP pour la partie prévoyance. « Nous regardons certains aspects similaires entre la santé et la prévoyance : soit nous développons un outil en nous inspirant de ce qui a été fait pour la santé, soit nous adoptons un progiciel du marché, s’interroge Pol Evlard. Mais les progiciels intégrés sont par définition peu modulaires et s’adaptent mal à notre urbanisation. » Ils ont du mal à répondre aux nouvelles fonctionnalités nécessaires comme le selfcare. Une telle fonction est disponible, par exemple, depuis le premier semestre 2010 sur le nouvel espace client entreprise grâce auquel les DRH peuvent affilier les employés ou encore la boutique en ligne permettant d’acheter une prestation totalement en ligne, sans l’échange de documents papier.

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