Covéa déploie un modèle dédié à la gestion des achats

le 12/04/2012 L'AGEFI Hebdo

Pour rationaliser ses dépenses de frais généraux, le groupement de sociétés d’assurances adopte un progiciel ne nécessitant pas de déploiement spécifique.

En avril 2011, quand nous avons lancé le programme EMA (Ensemble pour Mieux Acheter) afin de professionnaliser les achats, nous n’étions pas en mesure de connaître précisément le montant global de nos achats de frais généraux », raconte Joaquim Pinheiro, directeur général délégué de Covéa. Cette société de groupements d’assurances, créée en septembre 2003 et réunissant les enseignes Maaf, MMA et GMF, a dépensé, pour ses frais généraux ou achats indirects, quelque 800 millions d’euros en 2011. Contrairement à l’industrie où ils constituent le nerf de la guerre, les achats ne sont pas encore forcément identifiés comme un levier de performance dans les sociétés d’assurances. « On commence à prendre conscience que les achats sont un métier à part entière, quand tout le monde s’improvise acheteur et que certaines directions opérationnelles sont directement impliquées dans les processus achats », poursuit Joaquim Pinheiro. Le but du projet EMA est de professionnaliser les achats et de doter les trois enseignes d’une culture et de processus communs.

« Dès le début du projet, nous savions que nous avions besoin d’un outil informatique dédié, souligne Joaquim Pinheiro. Certaines solutions existaient en interne mais ne couvraient pas la globalité du périmètre fonctionnel. Et il aurait été difficile de les étendre à l’ensemble des entités concernées. » Mais avant le déploiement dudit outil, un important travail de compréhension et de remise à plat des processus achats a été nécessaire. « Entre novembre 2010 et janvier 2011, nous avions établi un état des lieux des achats, explique Joaquim Pinheiro. Si, dans le domaine informatique, les achats étaient contrôlés en quasi-totalité par les acheteurs, cette proportion tombait à 20 % ou 30 % pour les frais généraux. » En outre, les responsables du projet EMA se sont rendu compte de l’hétérogénéité des processus avec des entités demandant aux achats de prendre des engagements fermes « quand d’autres ne les sollicitaient qu’en fin de processus, presque comme une étape imposée, rapporte Sylvie Noël, directrice du programme achat Covéa. Après l’état des lieux, nous avons travaillé sur un lexique commun pour définir précisément une quarantaine de termes, comme ‘appel d’offres’ par exemple ». Un important travail a été effectué sur les processus d’achats et les indicateurs de pilotage. En tout, ce sont neuf processus qui ont été définis comme la contractualisation, avec la mise en place de contrats types utilisables dans 80 % des situations d’achats, et, pour le solde, le recours à la direction juridique pour l’élaboration de contrat ad hoc. « Le but est de faciliter l’acte d’achat pour les directions métier et d’éviter un recours systématique au juridique quand il n’y a pas lieu », justifie Sylvie Noël.

Un progiciel accessible en ligne

Quant aux indicateurs, une quinzaine au total, ils concernent à la fois l’amélioration continue des processus, comme le taux de satisfaction des directions métiers, évalué par questionnaire après chaque achat, et la mesure de performance comme le calcul des gains ou la notation des fournisseurs.

Restait donc à identifier et déployer les outils informatiques pour construire le système d’information achats de Covéa. Son objectif est de mieux analyser les dépenses, gérer les contrats fournisseurs (Module Contratech, voir le schéma), lancer une consultation auprès des fournisseurs référencés, suivre les indicateurs de performances et gérer les catalogues desdits fournisseurs. « Nous avons mené une étude de marché et analysé l’offre d’une dizaine d’éditeurs, fait savoir Joaquim Pinheiro. Nous en avons consulté quatre et, finalement, nous avons réalisé des POC (‘proof of concept’, un prototype, NDLR) avec deux d’entre eux, entre octobre et décembre 2011. » Une quarantaine de personnes - acheteurs, juristes, contrôleurs de gestion, comptables, opérationnels - ont alors testé ces prototypes. Et c’est l’éditeur français Ivalua qui a remporté l’appel d’offres avec sa suite logicielle Ivalua Buyer. « Ce système d’information achat doit nous donner une vision consolidée de nos achats », anticipe Sylvie Noël. Il n’a jamais été envisagé de développement interne, car les ressources informatiques des trois enseignes sont déjà fortement sollicitées sur des projets touchant au cœur d’activité. En outre, sur des processus transverses comme les achats qui ne sont pas spécifiques à l’assurance, « des solutions existantes ont déjà fait leurs preuves dans d’autres secteurs d’activité, ajoute Joaquim Pinheiro. Le recours à un progiciel nous faisant bénéficier d’une expérience déjà structurée dans le domaine des achats était donc la bonne solution ».

Un projet en deux lots

Une précision d’importance, la suite Ivalua Buyer a été retenue en mode Saas (Software as a Service), c’est-à-dire ne nécessitant pas d’installation ni de gestion de l’infrastructure chez Covéa, les utilisateurs accédant au progiciel via un navigateur internet. « Le mode Saas nous convenait très bien, car nous gérons déjà plusieurs systèmes d’information différents avec des plans de charge très denses en termes de projets métiers, indique Sylvie Noël. Déployer un progiciel sur nos propres infrastructures aurait été irréaliste dans les délais que nous nous étions fixés. »

Actuellement, les équipes de Covéa et d’Ivalua travaillent sur le paramétrage de la solution. « Nous essayons de recourir au minimum aux développements spécifiques, quitte à faire l’impasse sur certaines demandes en interne pour ne pas dénaturer le progiciel d’Ivalua, confie Joaquim Pinheiro. Nous avons mis en place, dans ce but, une réunion interne d’arbitrage hebdomadaire. Nous ne voulons pas dépasser 10 % de développements spécifiques. » Puis les données seront récupérées et injectées dans Ivalua Buyer. Ainsi, d’octobre 2012 à janvier 2013 seront mises en production les directions métiers pilotes, informatique, formation, quelques entités marketing pour le lot 1 du projet. Ce lot, tronc commun du projet, concerne l’analyse des dépenses, la gestion des contrats, l’e-sourcing. Il sera généralisé à l’ensemble des entités de Covéa au cours de l’exercice 2013. Le lot 2 concerne les modules d’e-procurement, de gestion des engagements et de dématérialisation de factures. Le premier module sera déployé dans toutes les enseignes alors que les autres pas forcément. Maaf, par exemple, est déjà équipé en dématérialisation avec les outils de l’éditeur français Itesoft, entre autres. Des études sont déjà menées, au cas par cas, pour déterminer la liste de toutes les interfaces nécessaires aux différents systèmes d’information de Covéa pour l’intégration du lot 2, toujours en privilégiant le minimum de développements spécifiques. Le projet devrait être finalisé fin 2013.

A lire aussi