BPCE Assurances rénove son progiciel comptable en vue de Sepa

le 20/09/2012 L'AGEFI Hebdo

La montée de version a été pour l’assureur l’occasion d’ajouter des fonctionnalités et de parfaire sa maîtrise de l’outil.

Coda Financials, un progiciel de gestion comptable et financière, est implanté chez BPCE Assurances (assurances non-vie, anciennement Ecureuil Assurances) depuis 2005. Mais avec l’arrivée attendue du Sepa (Single Euro Payments Area), il était nécessaire d’actualiser la version du progiciel afin de la rendre compatible avec les nouveaux paiements. « Le projet recouvrait à la fois une montée de version technique et l’amélioration de l’utilisation du progiciel sur le plan des fonctionnalités, expose Marine Duhieu, responsable support fonctionnement métier chez BPCE Assurances. Un audit a été réalisé par Coda avec les équipes d’ITCE (Informatique et Technologies Caisse d’Epargne, NDLR) afin de recenser nos besoins fonctionnels et la façon dont nous utilisions le progiciel. De plus, nos plates-formes techniques n’étant pas compatibles avec la nouvelle version de Coda, il était au préalable nécessaire de changer nos serveurs, d’installer de nouvelles versions des bases de données et d’intégrer la version SAI (Synchrony Accounting Integrator) d’Axway. Les consultants de Coda nous ont accompagnés en conseil sur la compatibilité avec les plates-formes techniques. » Le projet a démarré en février 2011 pour une mise en production en novembre, il a été découpé en deux lots : le premier concernant la montée de version, le second la mise à jour du paramétrage.

Facilité d’utilisation

En dehors de son aspect purement technique, l’objectif de ce projet était aussi de parvenir à une meilleure utilisation de Coda Financials et de permettre aux utilisateurs de se réapproprier son fonctionnement. En effet, avant cette montée de version, Coda n’était pas parfaitement intégré au système d’information de l’assureur, certaines tâches étaient réalisées manuellement à l’aide de feuilles Excel, certaines requêtes étaient opérées à partir de Business Objects, ce qui prenait du temps et donnait l’impression que la solution Coda ne fonctionnait pas très bien. La mise à jour a ainsi permis d’améliorer considérablement la performance du logiciel et de le rendre plus facile d’utilisation. « La mise en production s’est bien passée, note Marine Duhieu. La partie technique a été la plus difficile, mais les utilisateurs ont participé à la recette et aucun problème majeur n’est apparu. » Les utilisateurs sont le service comptabilité, soit une vingtaine de personnes, le contrôle de gestion qui s’en sert en consultation, ainsi que les services d’audit. « Le bilan est très positif, complète Marine Duhieu. De nombreuses tâches prennent désormais seulement quelques secondes, contre plusieurs heures auparavant. Les conseils des consultants de Coda ont été très efficaces et les équipes d’ITCE ont profité de ce projet pour accroître leurs connaissances et la maîtrise technique du logiciel. Les échanges entre eux ont été très bénéfiques. »

Vers une offre modulaire

C’est d’ailleurs l’une des forces de Coda : « C’est un progiciel simple et rapide d’installation, résume Pierre-Alain Lecointe, directeur général de Unit4 Coda France. Nos équipes réalisent directement l’intégration dans 80 % des cas, ce qui nous permet d’assurer la rapidité et la qualité de l’intégration. En outre, une brique sur la gouvernance et la conformité a été ajoutée dans la dernière version 'Destination Control' du progiciel, permettant une grande transparence dans les processus puisqu’il est ainsi possible, à partir d’un solde comptable, de remonter jusqu’à la pièce correspondante, ou de partir d’une transaction pour remonter les flux jusqu’aux stocks ou aux factures clients. En cas d’audit, c’est une vraie richesse que de pouvoir prouver qu’une transaction a bien suivi les processus documentés. » En moyenne, les durées d’implantation s’échelonnent entre six et neuf mois sur un site unique. Un élément que Coda, progiciel dédié, tient à mettre en avant, par rapport aux progiciels de gestion intégrés longs à mettre en place. De là, la stratégie de partenariats avec d’autres éditeurs de progiciels dédiés qu’il a mise en œuvre, notamment avec Effisoft. L’idée est de constituer une offre modulaire de qualité, préparamétrée et fondée sur une évolutivité garantie entre les versions des logiciels des partenaires. Une approche de multispécialistes, en quelque sorte.

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