La Caisse centrale de réassurance rationalise son carnet d’ordres

le 13/05/2010 L'AGEFI Hebdo

La CCR vient de se doter d’un outil entièrement automatisé pour contrôler et sécuriser tout le cycle de vie d’un ordre.

Nous sommes dans une phase d’accroissement des encours, environ 10 % pour le ‘cash-flow’ par an, annonce Martine Laveyne, responsable comptabilité financière et gestion de trésorerie, en charge du back-office de la CCR (Caisse centrale de réassurance). Nous préparons l’avenir en renforçant les équipes de gestion avec l’arrivée de deux nouveaux gérants en 2010. Nous nous donnons les moyens avant d’être dépassés. »

Filiale à 100 % de l’Etat français, cette société de réassurance gère environ 7 milliards d’euros d’encours pour fonds propres et passe un millier d’ordres par an. Elle exerce ses activités pour le compte de l’Etat et, pour un tiers environ, sur le marché concurrentiel. Elle a la charge par exemple du fonds de gestion des risques majeurs ou de celui de l’assurance-crédit, créé en 2009.

Le 10 mai, le nouvel outil de saisie des ordres Linedata Longview a été mis en production après une journée de formation des gérants. « Ils étaient demandeurs, car contraints de gérer de façon manuelle, jusqu’à présent, tout un ensemble de bases de données, comme celle des codes ISIN des valeurs mobilières et la liste des courtiers autorisés », explique Martine Laveyne.

Cette étape marque l’aboutissement d’un projet de mise en place d’un outil de gestion du carnet d’ordres et de compliance, initié début 2009. « Mais, prévient Martine Laveyne, le projet sera complètement finalisé lorsque tous les processus de contrôle auront été validés avec les personnes compétentes et les commissaires aux comptes, c’est-à-dire en septembre. Il nous faut réécrire tous nos processus, définir les rôles et tâches de chacun pour que tous s’impliquent. Sinon, l’outil informatique mis en place ne sert à rien, il perd en fiabilité ». Ce projet, important pour la CCR, représente environ 200 jours/hommes de développements informatiques et de mise en place des procédures.

Un cahier des charges évolutif

« Le plus compliqué a été la définition des besoins et l’adaptabilité des logiciels utilisés, indique Martine Laveyne. Initialement, nous étions partis sur un schéma différent d’infrastructure. » La salle de marché de la CCR fonctionnait avec un outil de gestion du carnet des ordres (CO), développé en interne en 2000, pour traiter des produits de taux, des OPCVM et, dans une moindre mesure, des actions. Mais cette application CO n’était pas interfacée avec une base de référentiels des valeurs ni avec des bases tiers. « La saisie des ordres, manuelle, était multiple (CO, outil du dépositaire, progiciel de comptabilité auxiliaire), de même que les mises à jour (cours, caractéristiques, code Isin…) », raconte Martine Laveyne.

Au cours des exercices 2007 et 2008, la CCR s’engage dans une politique de dématérialisation des supports. Avec la création d’un nouveau service de contrôle interne en 2008, elle s’engage dans une démarche de cartographie des risques s’inscrivant dans un projet d’entreprise. « Il s’agissait de répondre à la demande des agences de notation et de préparer Solvabilité II, souligne Martine Laveyne. La cartographie des risques existe depuis 2000, mais dans chaque service, sans vision transverse. »

Début 2009, la direction financière commence à réfléchir à un dispositif intégré pour rationaliser le traitement des ordres au travers du front-office, du middle-office et du back-office : une fois un ordre passé, il n’était plus nécessaire de le ressaisir dans les différentes parties, mais simplement de valider les différentes opérations. « Il nous fallait changer tous nos processus de contrôle, identifier chaque intervenant et son rôle bien précis dans le cycle de vie d’un ordre, prévient Martine Laveyne. Au départ, nous voulions juste remplacer le logiciel de carnet d’ordres. Mais au cours du développement du projet et compte tenu des difficultés rencontrées pour la mise en place des différents contrôles et pour la préparation de la mise en place de Solvabilité II, nous avons trouvé opportun de mettre en place un ‘workflow’ (système automatisé, NDLR) de gestion des ordres. »

La dernière étape du projet a été marquée par la décision d’ajouter des contrôles pre-trade et post-trade. Une décision certainement un peu inspirée par l’éditeur Linedata Services (lire l’entretien). Les contrôles pre-trade n’existaient pas et les contrôles post-trade existaient mais étaient effectués à la main, via des tableurs Excel.

Une solution clé en main

La solution informatique mise en place est en ASP (application service provider), ce qui signifie que toute l’infrastructure nécessaire (serveurs, base de données…) est gérée par Linedata Services dans ses propres datacenters. Un mode d’exploitation qui effraie nombre d’acteurs de la finance, inquiets de voir leurs données gérées par un tiers, mais qui convient parfaitement à la CCR. « Nous avons une informatique métier (assurance et réassurance) mais la finance n’est pas notre cœur de métier, nous en avons toujours externalisé l’informatique, rappelle Martine Laveyne. Le mode ASP est un vrai plus pour nous. »

La CCR a donc naturellement fait appel à l’éditeur de Linedata Services qui leur fournit, depuis une vingtaine d’années, le logiciel de comptabilité Chorus, déjà en mode ASP. « Nous avons défini le cahier des charges avec les équipes de Linedata Services qui nous ont apporté une solution clé en main, relate Martine Laveyne. Cette solution, d’ailleurs, est une innovation pour eux, car elle n’existe pas en France, du fait de son automatisation totale. »

En effet, l’ordre est saisi, puis l’envoi des avis d’émissions est automatisé vers les chaînes titres (règlement-livraison et dépositaires), ainsi que vers le logiciel de comptabilité. Une fois les avis d’opéré des chaînes titres récupérés, la réconciliation et le rapprochement sont effectués ainsi que la comptabilisation. En ce qui concerne la compliance, les contrôles de restriction et de limites, pre et post-trade sont automatiques, ainsi que la vérification en temps réel des limites pour l’ensemble des portefeuilles. « Nous allons pouvoir définir les erreurs bloquantes, celles pouvant être corrigées, en ayant défini des règles de dépassements et de conformité, analyse Martine Laveyne. Auparavant, une opération de dépassement était automatiquement rejetée. Désormais, nous disposons d’une échelle de risque et toutes les personnes impliquées sont informées grâces à un système d’alertes automatiques par e-mail. » Quant aux contrôles post-trade, ils devraient s’effectuer plus rapidement, certains étant encore à J+1. « Plus tôt vous êtes au courant de la non-conformité, plus vite vous pouvez réagir et réduire ainsi le risque, observe Martine Laveyne. Avec 7 milliards d’encours, les risques financiers peuvent être importants. »

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