Apax Partners généralise l’usage de l’iPad pour visualiser ses participations

le 07/06/2012 L'AGEFI Hebdo

Afin de dématérialiser les revues de portefeuille, la société de private equity utilise des tablettes pour visionner les analyses, en s’appuyant sur un nouvel intranet.

Il y a deux motivations à l’origine de ce projet, l’une à l’initiative de la direction de la gestion des fonds en vue d’améliorer le processus de revue des valorisations, la seconde s’inscrivant dans une volonté d’innovation liée à l’arrivée de l’iPad et la possibilité, par exemple, de profiter de fonctionnalités telles que le zoom tactile », expose Emmanuel Dupuy, directeur des systèmes d’information chez Apax Partners. Le projet en question remonte à l’été 2010 et a consisté à dématérialiser intégralement la consultation des documents nécessaires aux assemblées semestrielles consacrées au « portfolio review », c’est-à-dire la revue des valorisations des participations des fonds gérés. « La revue semestrielle des valorisations implique beaucoup de documentation papier : une dizaine de pages sur les modalités de valorisation d’une entreprise, autant sur le suivi du plan de création de valeur, ainsi que sur l’évolution de la société au cours du dernier semestre… le tout multiplié par une vingtaine d’entreprises et par une dizaine d’utilisateurs », précise Emmanuel Dupuy. En moyenne, cela représentait une pile de papiers d’un mètre cinquante, détruite après chaque assemblée. « La directrice de la gestion des fonds a souhaité, début 2010, basculer sur un mode entièrement dématérialisé », relate Emmanuel Dupuy.

Un portail « open source »

Après avoir décidé d’utiliser uniquement l’iPad comme terminal de consultation des documents, il a fallu mettre au point une première version, non définitive, d’un outil informatique dédié à la revue des valorisations de l’été 2010. Celle-ci ne s’appuyait pas sur l’intranet, elle permettait juste de consulter des documents préalablement numérisés sur les tablettes d’Apple. « Au vu du succès de cette première expérimentation, le développement d’une véritable solution dédiée, sous l’impulsion de la direction générale, a été décidé avec une gestion sécurisée des accès wifi, un véritable intranet 2.0 destiné à publier les documents nécessaires ainsi qu’une application pour sécuriser lesdits documents sur l’iPad », détaille Emmanuel Dupuy. Fortement utilisatrice de solutions Microsoft, la direction des systèmes d’information d’Apax Partners a opté pour un prototype basé sur Sharepoint pour la partie intranet. Mais il ne permettait pas le feuilletage des pages facilement avec les doigts sur l’écran tactile de l’iPad. « Finalement, nous avons retenu la technologie ‘open source’ de portail Liferay pour la partie intranet », poursuit Emmanuel Dupuy. Apax Partners fait alors appel à la SSII (société de services en ingénierie informatique) GFI Informatique pour mettre au point une solution industrielle, basée sur le portail open source Liferay. GFI Informatique dispose en effet d’un centre de compétences dédié à Liferay en France.

En parallèle, il a fallu trouver une solution technologique pour sécuriser les documents confidentiels consultables via les tablettes. « Entre juin 2010 et début 2011, nous avons vécu avec les iPad, rapporte Emmanuel Dupuy. C’est un objet convivial, que l’on partage facilement dans la sphère privée. Pas question d’y stocker des documents confidentiels sans protection. Nous nous sommes mis à la recherche d’une solution sécurisée isolant ces documents dans une partie protégée de l’iPad et interdisant la reproduction de ces documents comme le ‘copier/coller’ par exemple. L’idée était que les gens puissent continuer à utiliser leur tablette de façon conviviale tout en protégeant ces documents confidentiels. » C’est donc une solution de sécurisation des documents fonctionnant sur le principe de celle des Blackberry qui a été retenue, permettant d’isoler l’accès au portail, le mail professionnel, l’agenda de toutes les autres fonctionnalités de l’iPad. Cette application communique avec un serveur dédié et, « en cas de perte de l’appareil, nous sommes en mesure de détruire le contenu confidentiel stocké », se souvient Emmanuel Dupuy. L’équipe de développement informatique s’est appuyée essentiellement sur les capacités natives de Liferay pour développer le nouvel intranet permettant à tous les utilisateurs d’accéder en temps réel à la même base de documents, via un PC ou un iPad. Auparavant, les collaborateurs d’Apax n’entraient pas nécessairement tous les documents utilisés sur l’intranet. Il a donc fallu travailler, au niveau de l’organisation, pour que tous les documents soient désormais créés et modifiés à partir de Liferay. Ce dernier a dû faire l’objet de nombreux paramétrages pour gérer, notamment, les droits d’attribution et de consultation des différents types de documents. Il a fallu également mettre au point un écran de consultation spécifique pour les iPad, ainsi qu’un écran de contrôle pour le pilotage de processus, notamment le suivi du cycle de production des documents. Sans parler de tous les développements afférents à la sécurité (lire l’entretien).

Davantage de dématérialisation

En juin 2011, l’iPad a été généralisé à tout le front-office et aux responsables de services, après le succès de la revue de valorisation de janvier avec la solution définitive. Au total, ce sont près d’une trentaine de personnes qui sont dorénavant dotées d’un iPad. « De nouveaux processus métiers ont d’ailleurs vu leurs supports dématérialisés comme les comités d’investissement ou de suivi, ou les revues de presse sectorielles hebdomadaires, souligne Emmanuel Dupuy. Les utilisateurs montent en compétences pour élaborer des documents PDF intelligents avec liens hypertexte par exemple. Mais l’iPad demeure un outil de consultation, ce n’est pas avec ce terminal que nos collaborateurs peuvent élaborer des modèles financiers sophistiqués. »

Avec la sortie de la nouvelle version de Liferay (lire l’entretien), des améliorations vont être apportées à l’intranet, dans le domaine de la gestion des documents et la simplification des formulaires de saisie. Par ailleurs, « nous travaillons sur les possibilités d’enrichissement de l’interactivité entre la partie sécurisée et d’autres applications compatibles disposant de fonctionnalités telle l’annotation de documents », explique Emmanuel Dupuy. « Nous sommes également en phase de PoC (Proof Of Concept - prototype, NDLR) pour disposer d’une version iPad de notre outil de CRM (gestion de la relation client). Elle devrait entrer en production au cours du second semestre 2012. Cinq collaborateurs vont tester l’application et valider si elle apporte ou non de la valeur avant de passer en production. » Une attitude très pragmatique et exempte de tout enthousiasme béat, car si l’iPad est un bel objet, au centre de toutes les attentions dès qu’il s’agit de mobilité, son utilisation n’est pas à elle seule synonyme d’amélioration du service rendu.

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