La vidéoconférence a beaucoup changé, la technologie a permis de gagner en qualité d'image et de son, mais aussi en facilité d'utilisation. On parle désormais de téléprésence : des salles équipées de grands écrans permettent de discuter à distance avec des interlocuteurs grandeur nature et de partager des documents. « Le débit est de dix à vingt fois plus élevé que sur la visioconférence traditionnelle, le réseau est entièrement dédié aux flux vidéo, chaque salle comporte trois grands écrans, les caméras et le son sont en haute définition, détaille Alexandre Pelletier, business manager téléprésence Emea de Tata Communications. Tous ces éléments concourent à donner l'impression qu'on est vraiment en présence de ses interlocuteurs et les réunions peuvent durer plusieurs heures sans problème. » La solution a déjà convaincu de grandes entreprises comme Investec, ou le réassureur Hannover Re avec une quinzaine de salles. Toutefois, l'investissement est tel que Tata propose également une trentaine de salles à louer dans seize pays pour 400 euros de l'heure en moyenne, dont une à Paris, à l'hôtel Méridien de la Porte Maillot. Ces lieux sont utilisés par des cabinets d'avocats, de consultants traitant des dossiers internationaux. Le capital-risqueur Bain Capital, par exemple, y recourt pour éviter de réunir à Londres des intervenants venus des quatre coins du monde.
Echanger plus souvent
D'autres technologies moins coûteuses sont disponibles. BNP Paribas Personal Finance, société pilote pour le groupe, s'est équipée d'une quarantaine de salles de visioconférence, 23 en France et 17 en Europe et en Amérique latine, avec British Telecom et Comiris. Les usages se sont étendus, de la classique réunion à la formation ou à des conventions, et des managers et chefs de projet à tous les collaborateurs. « Nous constatons que la visioconférence permet de faire échanger les collaborateurs plus fréquemment que ce qu'on avait anticipé, note Françoise Bouly, chef de projet à la direction de l'efficacité opérationnelle. Nous arrivons à avoir le même niveau d'information pour de plus nombreux collaborateurs et réalisons des gains de temps et d'énergie, des liens se créent entre différentes directions de l'entreprise plus facilement. » Ainsi, seize visioconférences se tiennent chaque jour en moyenne et 200 voyages ont été économisés sur un trimestre, y compris au sein de la région parisienne. Le démarrage et l'arrêt automatiques des connexions sans intervention de techniciens ont facilité l'adoption du dispositif.
Gain de temps
Le bilan est également positif à la Macif où la visioconférence est opérationnelle depuis fin 2007, avec 87 salles équipées. « Une visioconférence ne remplace pas toujours une rencontre physique, mais on gagne du temps, estime Magali Rozec, chef de projet à la direction RSE (responsabilité sociale et environnementale). Par exemple, en 2009, nous aurions évité 15.000 heures de transport, contribué à un meilleur équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle des salariés, et réduit les risques et les frais liés aux déplacements. » Le taux d'occupation des salles dépasse 70 %, voire 90 % dans certaines salles niortaises, contre seulement 50 % en 2009.
Des entreprises de plus petite taille ont aussi fait cet investissement, à l'image de Mutualia, un réseau de huit mutuelles santé réparties dans toute la France, qui a choisi la société Chardin. « Ces équipements favorisent les échanges entre différents acteurs de notre réseau lors des groupes de travail, explique Laurent Dalery, responsable marketing et communication à l'Union Nationale Mutualia. L'outil offre une souplesse sur la durée des réunions. Ainsi, nos interlocuteurs travaillant en province peuvent se rendre plus facilement disponibles sur quelques heures que sur des journées entières en cas de déplacement. » Si Mutualia a encore peu de recul, les entreprises disposant de solutions récentes ne reviendraient jamais en arrière. « Les collaborateurs s'approprient ces solutions parce qu'elles permettent de gagner en efficacité et de faire avancer les projets plus vite, conclut François Moïse, responsable de l'activité collaboration de Cisco France. A l'arrivée, c'est du temps gagné sur le cycle de vente de leur produit ou sur le 'time-to-market'. » Economie et productivité.