Lever le risque relatif à la qualité de l’information est la condition sine qua non pour prendre une bonne décision. Une évidence, certes, et la pression de l’excellence financière n’a fait qu’accentuer la nécessité de remettre de l’ordre dans les méthodes et les outils pour transformer une donnée multiforme en information pertinente de pilotage des stratégies de la banque.« L’information comptable est au cœur du système de pilotage de la performance, observe Khodr Arnaout, directeur conseil-pilotage financier de Micropole-Univers, intégrateur spécialiste des systèmes de business intelligence. Les banques ont commencé par optimiser la collecte, puis améliorer l’analyse. Aujourd’hui, leurs projets sont tournés vers la mise en place de solutions pour lancer des plans d’action et pouvoir les mesurer. »
Mais tous les établissements n’ont pas encore franchi aussi vite toutes ces étapes. Avant d’y parvenir, ils doivent renforcer le socle qui garantit que l’indicateur utilisé pour lancer un nouveau plan d’action sera pertinent et dûment validé. Le dispositif nécessaire repose sur trois piliers : la technique, le processus et l’organisation. Tous les trois ont un objectif identique : centraliser en un point unique l’information utile à tous les métiers de la banque.
L’importance de la donnée
Au niveau technique, le datawarehouse joue ce rôle de concentration des données issues de sources transactionnelles multiples et de consolidation comptable. Dans ce domaine, la maturité des technologies de constructeurs de serveurs spécialisés dans l’entreposage de données (tels Teradata ou Netezza, les deux principaux fournisseurs des grandes entreprises) donne les moyens de parvenir à une centralisation physique et efficace. Idéalement, ce réceptacle est alimenté par tous les métiers et profite à tous. Chez HSBC France, le datawarehouse est sous administration de la direction financière qui assure ainsi à l’ensemble des autres métiers une donnée financière unique commune à tous. Un fonctionnement qu’Eric Groven, le directeur financier, compare à celui d’un syndic de copropriété. Pour le « nettoyage » des données, les techniques d’ETL (lire le glossaire page 36) ont aussi fait leurs preuves. Elles sont maintenant associées à l’ensemble des offres de plates-formes décisionnelles.
Cependant, sélectionner des formats et éliminer des doublons contribuent à la qualité mais ne suffisent pas à garantir sa pertinence. Un travail sur la définition de la donnée est indispensable. La référence attachée à un compte client ou un chiffre d’affaires doit être identique dans les services de commercialisation, de production, de risque… La création d’un référentiel unique est incontournable. Il entraînera donc une démarche touchant les processus transversaux de gestion des données comptables et non comptables. « Le problème clé du pilotage de la performance est de maintenir la cohérence des indicateurs, remarque Bertrand Delafargue, responsable de l’activité pilotage de la performance d’Unilog Management. Jusqu’à présent, les systèmes se sont bâtis autour du reporting. Désormais, il faut sélectionner les informations pertinentes au travers de toutes les applications qui fournissent des informations de synthèses. » Et de citer le cas d’un établissement bancaire dont 35 applications hétérogènes délivrent des informations de synthèse : « 10.000 informations de base véhiculaient une notion de performance, nous avons mis en place un schéma de 130 indicateurs dont 20 destinés à la direction générale », ajoute-t-il.
Garantir le processus en amont
Pour outiller cette démarche, les éditeurs de solutions de business process management proposent le master data management (gestion des données de référence). Ces plates-formes sont le pendant fonctionnel de l’ETL. Ces logiciels permettent, par exemple, de répercuter automatiquement la modification d’une donnée dans tous les systèmes dans lesquels elle est utilisée. « En quelques instructions, une nouvelle filiale sera intégrée au référentiel central, explique Gilles Demarquet, responsable de l’offre MDM d’Hyperion-Oracle. La hiérarchie des données sera actualisée dans l’ensemble des applications des autres filiales de la holding. Cela en moins d’une demi-journée, alors qu’il faut plusieurs jours pour vérifier manuellement la cohérence de toutes les applications. Nous éliminons un grand nombre de risques d’erreurs. »
L’organisation humaine et les responsabilités sur les sources d’information ne sont pas non plus à négliger. Des messages de discipline doivent s’appliquer aux utilisateurs. Même si quelques espaces de liberté peuvent être concédés, la vigilance est renforcée afin que les décisions issues d’outils choisis de manière autonome soient bien basées sur une donnée fiable. Le contrôle de gestion de SGAM devenu fournisseur unique d’informations de pilotage (lire ci-dessus) doit garantir le processus en amont et la fiabilité des données diffusées. « Il ne faudrait pas que l’installation de tels outils décisionnels débouche sur la multiplication de sources de chiffres plus ou moins incontrôlables, souligne Dominique Perrier, responsable du contrôle de gestion à la SGAM. Ainsi, chaque mois, après notification du contrôle de gestion, chaque équipe de gestion ou commerciale aura accès, via un intranet sécurisé, à des états de restitution préformatés de rentabilité produit et client. »